Ako napísať správu o pokroku

Obsah

• stupňa
• 1. časť Spustite proces
• Časť 2 Písanie správy
• Časť 3 Zamedzenie bežných chýb

Správy o pokroku sú veľmi dôležité pre riadenie profesionálneho alebo akademického projektu. Okrem toho vám pomôžu lepšie informovať vašich nadriadených, vašich kolegov alebo vašich zákazníkov o priebehu projektu, ktorý realizujete. Vaša správa by mala špecifikovať vykonanú prácu a kroky, ktoré je potrebné podniknúť na dokončenie projektu.

stupňa

1. časť Spustite proces

1. 
   

   
   Určite účel svojej správy. Niekto vás môže požiadať o opísanie správy o pokroku z niekoľkých dôvodov. Je zrejmé, že vo väčšine prípadov ide o preukázanie pokroku, ktorý ste dosiahli pri dokončovaní konkrétneho projektu. Váš cieľ však budete musieť zvážiť o niečo bližšie.
   • Správa o napredovaní programu alebo výskumného projektu sa bude mierne odlišovať od správy o profesionálnom projekte. V takom prípade budete požiadaní o poskytnutie informácií bez toho, aby ste nevyhnutne prihliadali na ďalšie prvky, ako sú náklady, ale nie vždy tomu tak je.
   • Správa pre klienta sa bude líšiť od správy napísanej pre nadriadeného. V obidvoch prípadoch budete musieť zvážiť dôvody pre vypracovanie správy.

2. 
   

   
   
   
   Určite čitateľa. Keď si stanovíte cieľ svojej správy, budete si musieť vybrať informácie, ktoré čitatelia potrebujú, a zahrnúť ich do svojej e. Plán správy o pokroku bude prakticky rovnaký bez ohľadu na predloženú tému. Musíte však zvážiť špecifiká vášho projektu.
   • Aké sú vzťahy vašich čitateľov s projektom? Aký je dopad projektu na ne? Tento vplyv sa napríklad bude líšiť, ak je to váš nadriadený alebo klient.
   • Predstavte si, že čitatelia rozhodnutí urobia po prečítaní vašej správy. Môžu existovať napríklad logistika, financovanie alebo termíny.
   • Zistite, aké informácie budú vaši čitatelia potrebovať na účasť na projekte a efektívne ich sledujte. Aké technické aspekty potrebujú čitatelia vedieť? Sú zvyknutí na žargón použitý v predmetnej činnosti?

3. 
   

   
   
   
   Nájdite najlepší spôsob komunikácie so svojím publikom. Správa o pokroku nie je len písomný dokument, ktorý odovzdáte svojmu nadriadenému alebo učiteľovi. Môže mať rôzne podoby.
   • Správa o pokroku by mohla byť ústnou prezentáciou počas týždenného alebo mesačného pracovného stretnutia.
   • Môže mať tiež podobu e-mailu, ktorý sa pravidelne posiela kolegom.
   • Môžete sa tiež rozhodnúť napísať memoár a osloviť svojho nadriadeného.
   • Spravidla napíšete oficiálnu správu pre klienta alebo vládnu agentúru.

4. 
   

   
   Poraďte sa so svojím kuchárom. Pokiaľ ste už nenapísali tento druh správy a v takom prípade viete všetko o tomto probléme, pokúste sa získať čo najviac informácií od svojich nadriadených. Vaša spoločnosť môže požadovať konkrétnu prezentáciu. V takom prípade musíte vyhovieť.

5. 
   

   
   Vyberte tón správy. Všetky správy o pokroku nie sú nevyhnutne formálne. Interné správy kolegom alebo priamym nadriadeným sú v skutočnosti často písané uvoľneným tónom. Z tohto dôvodu budete musieť skontrolovať u svojho vedúceho, čo očakáva od vašej správy.
   • Ak ide o správu pre klienta alebo pre komisiu na preskúmanie záverečnej práce, odporúča sa prijať formálny tón.
   • Nezáleží však na formálnom alebo neformálnom tóne, pretože hlavná vec musí byť jasná, presná a čestná.

Časť 2 Písanie správy

1. 
   

   
   Vyberte prezentáciu svojho dokumentu. Predtým, ako začnete písať, musíte si vybrať vhodnú prezentáciu a nastaviť obsah a tón svojej správy.
   • Môžete použiť zoznam s odrážkami. Táto metóda vám umožňuje prezentovať vaše informácie jasným spôsobom. Čitateľ bude môcť prehľadávať vaše e ľahko získať potrebné informácie. V prípade predbežnej správy však takýto zoznam nemusí mať formálny charakter. Preto, ak je správa určená pre vašich vedúcich lídrov, je najlepšie použiť krátku správu. Ak však komunikujete s kolegami, vyberte si e-mail.
   • Nezabudnite tiež zahrnúť grafy alebo tabuľky. Toto je obzvlášť dôležité, ak píšete správu o pokroku projektu, na ktorý sa snažíte získať finančné prostriedky, alebo ak sa snažíte čitateľovi odôvodniť získané finančné prostriedky.

2. 
   

   
   Usporiadajte si e v odsekoch. Dobrá správa o pokroku by mala byť čo najjasnejšia. Najlepšie je rozdeliť svoje body do odsekov a zoskupiť informácie o tej istej otázke.
   • Ak chcete, aby bol váš e-mail prehľadnejší, premýšľajte o pridávaní titulkov, aby vaši čitatelia mali predstavu o obsahu každej sekcie. Ak je pre nich bod osobitného záujmu, budú mať k nemu priamy prístup.

3. 
   

   
   Napíšte názov. Názov sa spravidla umiestni na začiatok prvej strany, ak dokument prezentujete na nasledujúcich stranách. Opäť to bude závisieť od pravidiel prezentácie vašej spoločnosti alebo univerzity. Z tohto dôvodu vykonajte potrebné kontroly včas.
   • Názov musí obsahovať dátum, tj dátum predloženia správy, meno a funkciu príjemcu, meno autora, jeho funkciu a účel správy.

4. 
   

   
   Zadajte úvod. Táto časť nasleduje za názvom. Často sa môže kurzívou odlišovať od zvyšku e. Slúži na poskytnutie prehľadu o projekte a jeho pokroku. Predstavíte pokrok a dosiahnuté ciele.
   • Nezabudnite uviesť predmet správy. Predstavte tiež projekt a pripomeňte, že ide o aktualizáciu jeho pokroku.

5. 
   

   
   Napíšte telo svojej e. Túto časť je možné rozdeliť na sekcie a pododdiely. V skutočnosti je to v podstate iba podrobnejší úvod. Preskúmajte jeho obsah a vyťažte.
   • Zadajte úlohy, ktoré sa dokončili od poslednej správy, ako aj tie, ktoré sa práve pripravujú.
   • Analyzujte problémy, ktoré sa vyskytli, otázky, ktoré treba zodpovedať, a riešenia, ktoré je možné zachovať.
   • Vyvolajte a zdôvodnite zmeny, ktoré sa vyskytli počas projektu.
   • Možno budete chcieť zahrnúť aj ďalšie položky, ako sú fluktuácia zamestnancov, prekročenie nákladov, oneskorenia, problémy so získaním dokumentov alebo problémy s počítačom a bezpečnosťou.

6. 
   

   
   Urobte ďalšie kroky projektu. Táto časť je súčasťou tela správy. Slúži na informovanie čitateľa o zostávajúcich fázach projektu. Nezabudnite uviesť problémy, ktoré môžu mať vplyv na rozpočet, riadenie alebo lehotu na dokončenie projektu.
   • Predovšetkým neignorujte žiadnu zmenu termínu uzávierky projektu.
   • Vyhnite sa oslabeniu problémov. S čitateľom sa však zbytočne netrápte a nesľubujte, že si ho nebudete môcť udržať.

7. 
   

   
   Zadajte celkový počet odpracovaných hodín. Budete musieť preukázať, koľko času ste vy a váš tím strávili na projekte, ak ho máte. Vaši čitatelia budú vedieť, že ste tvrdo pracovali, či už vám to bol váš priamy manažér, vaši klienti alebo vládna agentúra.

Časť 3 Zamedzenie bežných chýb

1. 
   

   
   Dávajte pozor, aby ste sa neodchýlili od vášho objektu. Vaše písanie bude správne, pokiaľ budete rešpektovať vyššie uvedené body. Snažte sa vyhnúť tejto téme tým, že sa budete zaoberať okrajovými otázkami, aj keď sú zaujímavé.
   • Napríklad, ak je váš projekt dobrovoľníckou organizáciou umeleckej akcie, môžete byť v pokušení pustiť sa do analýzy poľutovaniahodného financovania najmodernejších umení, ale v skutočnosti vám to nepomôže presne určiť postup vášho projektu.

2. 
   

   
   Buďte jednoduchí. Cieľom priebežnej správy je predstaviť pokrok, ktorý ste dosiahli, bez toho, aby ste čitateľovi utopili v prúde slov a zbytočných nápadov. Všetko, čo musíte urobiť, je zamerať sa na postup projektu, kroky, ktoré je potrebné podniknúť, a zmeny, ktoré je potrebné vykonať.
   • V závislosti od príjemcu správy môžete byť požiadaní, aby ste neprekročili určitý počet slov. Dobrým pravidlom je poskytnúť potrebné informácie čo naj stručnejšie.

3. 
   

   
   Vyhnite sa príliš nejasným. Nezabudnite objasniť aktuálny stav projektu. Napríklad sa vyhnite tomu, aby ste povedali niečo ako „postupujeme pri financovaní našej umeleckej udalosti“. Namiesto toho uveďte svoje informácie jasnejším spôsobom: „Vďaka dvom grantom vo výške 5 000 EUR poskytnutým týmito rôznymi inštitúciami potrebujeme iba 2 000 EUR na dosiahnutie nášho cieľa, ktorý bol stanovený na 12 000 EUR“.

4. 
   

   
   Odstráňte rozšírené výrazy. Pamätajte, že chcete napísať jasnú a stručnú správu. Je zrejmé, že sa snažíte neprekážať svojim výrazom, ktoré k správe nič nepridávajú. Napríklad výrazy ako „celková katastrofa“ alebo „ohromujúci úspech“ sú príliš emotívne alebo príliš vágne na to, aby sa mohli zahrnúť do správy pre klienta alebo riaditeľa.

5. 
   

   
   Uveďte svoje zdroje. Správne identifikujte externé zdroje informácií, údajov a grafiky vložené do vašej správy. Môžete pridať stránku, na ktorej uvediete tieto zdroje.