Ako odpovedať na telefonát môjho šéfa

Obsah

• stupňa
• 1. časť Precvičovanie profesionálnej etikety na telefóne
• 2. časť Diskusia s nadriadeným
• 3. časť Prijatie telefonického hovoru mimo pracovnej doby

V tomto článku: Precvičujte si profesionálnu etiketu na telefóne. Diskutujte so svojím nadriadenýmOdvolajte telefonický hovor mimo pracovnej doby6 Referencie

Prijatie telefonického hovoru od vášho šéfa je niekedy zdrojom úzkosti, najmä ak vás to často nervózne a stratíte dôveru. Najlepším spôsobom, ako odpovedať na telefonické hovory od zamestnávateľa, je zacvičiť si odbornú etiketu na telefóne za všetkých okolností a byť vždy pripravený prijať úlohy a odpovedať na otázky súvisiace s ich prácou.

stupňa

1. časť Precvičovanie profesionálnej etikety na telefóne

1. 
   

   
   Zdvihnite hovor. Pred vyzdvihnutím nechajte telefón zvoniť dvakrát až trikrát. To mu dá dojem, že ste zaneprázdnení a máte dobré výsledky. Zoberte hovor príliš skoro, vyvolajte dojem, že nie ste príliš zaneprázdnení alebo vôbec nerobíte, čakajte príliš dlho, kým to nenaznačí, že volajúci nie je pre vás prioritou.
   • Nezabudnite uplatniť toto pravidlo zakaždým, keď ste v profesionálnom prostredí, bez ohľadu na to, kto vám volá. Nerobte to alebo neuplatňujte jej pravidlá pohodlia iba vtedy, keď sa vás váš šéf pokúša kontaktovať telefonicky, ale so všetkými, vrátane vašich kolegov, zákazníkov a dodávateľov, ktorí budú ústretovejší, ak sa budete správať primerane. Okrem toho nikdy nemôžete s istotou vedieť, kedy vám váš zamestnávateľ zavolá z inej linky.

2. 
   

   
   
   
   Zdravím ho. Pri odpovedaní na telefón sa snažte byť čo najprofesionálnejší a najpríjemnejší. Ak vám napríklad zavolajú vaši spolupracovníci alebo zamestnávateľ, povedzte: „Tu Jean Poisson. Ako vám môžem pomôcť? "
   • Ak pracujete vo veľkej organizácii s viacerými oddeleniami, uveďte vo svojom pozdrave názov svojho oddelenia alebo oddelenia. „Jean Jean Poisson z obchodného oddelenia. Čo pre vás môžem urobiť? "
   • Pri prijímaní telefónneho hovoru z vonkajšej linky zadajte názov svojej firmy, aj keď si myslíte, že vám môže hovoriť váš šéf. Napríklad povedzte: „ahoj! Tu ABC Service, Jean Poisson k zariadeniu. Ako vám môžem pomôcť? "

3. 
   

   
   Prehltnite jedlo alebo vyplivnite žuvačku. Urobte to najlepšie pred zdvihnutím telefónu, ale ak to nemôžete urobiť včas, dokončite akciu čo naj diskrétnejšie a najtichšie. Hovorenie so žuvačkou alebo jedlom v ústach je nevhodné a vytvára zlý sebadôvera. Lepšie si to partner uvedomí.

4. 
   

   
   
   
   Hovorte zreteľne a priamo do mikrofónu. Pomôže vám to vyhnúť sa problémom s komunikáciou medzi vami a nadriadeným, čo môže spôsobiť problémy neskôr. Váš šéf bude navyše frustrovaný, ak má s vami problémy s komunikáciou kvôli problému so zvukom alebo zlej kvalite zvuku.
   • Pamätajte tiež na úsmev, keď odpovedáte a hovoríte po telefóne. Väčšina volajúcich, vrátane vášho šéfa, bude vedieť, že sa usmievate svojím hlasom a tónom. To bude mať pozitívny vplyv na vášho šéfa, najmä ak pracujete v priemysle spojenom s predajom a službami zákazníkom.

5. 
   

   
   Venujte všetku svoju pozornosť. Pri rozhovore s telefónom so šéfom buďte veľmi opatrní. Zastavte všetko, čo robíte, aj keď je to úloha, ktorú vám už dal. Buďte pripravení počúvať, čo vám má povedať.
   • Pri komunikácii so svojím šéfom sa vo všeobecnosti vyhýbajte rozptyľovaniu vonkajšími faktormi. Napríklad, ak jeden z vašich kolegov príde do vašej kancelárie, keď ste na telefóne, povedzte mu zdvorilým gestom, že s ním teraz nemôžete hovoriť.

2. časť Diskusia s nadriadeným

1. 
   

   
   Robte si poznámky. Vezmite si notebook a buďte pripravení robiť si poznámky, keď s ním budete četovať. To vám umožní kedykoľvek si zapamätať všetky dôležité informácie, ktoré by vám chcel počas konverzácie oznámiť, napríklad: časy, dátumy, adresy alebo pokyny pre konkrétnu úlohu. To vám tiež umožní napísať všetky dôležité otázky, ktoré by ste mu chceli položiť na oplátku.
   • Nezabudnite mať na stole, v hornej zásuvke alebo na ľahko prístupnom mieste, poznámkový blok a pero. Ak máte k dispozícii prenosný počítač v okolí, môžete si zaznamenať dôležité informácie vždy, keď plánujete alebo neplánujete telefonovať.
   • Ak nemáte po ruke prenosný počítač, ale sedíte pred počítačom, otvorte prázdnu stránku alebo dokument programu Word a robte si poznámky, akoby ste notebook používali. Uvedomte si však, že vás bude počuť písať, takže buďte veľmi opatrní a pozorne počúvajte, aby sa nemusel zaujímať, či zvuky klávesnice skutočne súvisia s konverzáciou.

2. 
   

   
   Zostaň pokojný. Dýchajte zhlboka a pokojne na chvíľu a vypite trochu vody podľa potreby, aby vás upokojila. Rozoznanie úzkostnej osoby v telefóne je ľahké, najmä ak ťažko dýcha alebo má chvejúci sa váhavý hlas. Zostať pokojný vám tiež pomôže cítiť sebavedomejšie a riadiť situáciu.
   • Ak viete, že vám váš zamestnávateľ čoskoro zavolá, zbavte sa úzkosti tým, že pred prijatím hovoru trochu prechádzate. Vstaň a trochu sa choď po svojej kancelárii alebo službe, pomôže ti to. Uistite sa, že sa na hovor vrátite včas.
   • Ak cítite potrebu upokojiť sa pred alebo počas hovoru, zhlboka sa nadýchnite. Nadýchnite sa čo najpomalšie cez nos počas štyroch až piatich sekúnd. Udržujte dych ďalšie tri sekundy a potom jemne vydýchnite ďalšie štyri až päť sekúnd. Vdýchnutie kyslíka vám pomôže zmierniť napätie a umožní vám vyčistiť hlavu.

3. 
   

   
   Cvičte aktívne počúvanie po celú dobu. Pretože s vami nehovorí tvárou v tvár, je dôležité, aby ste jasne porozumeli všetkému, čo vám hovorí po telefóne. Neváhajte ho požiadať, aby opakoval a vysvetlil veci, ktoré ste nepočuli alebo ktorým nerozumeli.
   • V skutočnosti požiadajte o občasné objasnenie alebo potvrdenie niektorých detailov, aj keď ste jeho pokynom rozumeli. Skôr ako zavesíte, skúste si zhrnúť svoje pokyny vlastnými slovami. Cvičením aktívneho počúvania mu ukážete, že ho pozorne počúvate a ste profesionálni.

4. 
   

   
   Odpovedzte mu krátko. Nechoďte okolo kríkov, nezasahujte rovno a priamo mu odpovedajte. To vyvoláva dojem, že ste dobre pripravení a vášmu šéfovi umožní sústrediť sa na účel jeho hovoru bez toho, aby vás príliš rozptyľovalo. Vo väčšine prípadov je váš zamestnávateľ veľmi zaneprázdnený a volá vám len preto, že od vás chce nejaké konkrétne informácie. Pokiaľ vás výslovne nežiada, aby ste mu poskytli všetky podrobnosti, uveďte mu presne to, čo chce.
   • To ešte neznamená, že by ste v prípade potreby nemali požadovať objasnenie. Váš zamestnávateľ je určite veľmi zaneprázdnený, ale teraz je lepšie stráviť 60 sekúnd položením vašej otázky, ako tráviť hodiny s odstraňovaním chýb u svojho šéfa. Ak máte veľa otázok, ale nie dosť času na to, aby ste sa ich opýtali, opýtajte sa svojho vodcu, či sa môžete priblížiť konkrétnemu kolegovi alebo sa obrátiť na písomný dokument, aby ste boli informovanejší.

5. 
   

   
   Urobte verbálne kývnutie. Urobte to počas celej konverzácie. Slovné prikývnutia sú výroky ako „áno“, „súhlasím“, „rozumiem“ a „vidím“. Všetci ukazujú, že to aktívne počúvate.
   • Tieto slovné prikývnutia by sa samozrejme mali počas konverzácie robiť vo vhodnom čase. Po vykonaní pokynov alebo vysvetlenia počkajte na prestávku.

6. 
   

   
   Počas hovoru buďte pozitívny. Mať pozitívny a dynamický prístup ukazuje vášmu šéfovi, že ste si istí, kompetentní a nebojí sa čeliť výzvam práce. Napríklad, ak vás vyzýva, aby ste prediskutovali problém, porozprávajte sa s ním o možných riešeniach, ktoré môžete implementovať.
   • Buďte tak vnímaví, ako je to možné, aj keď kritizuje vašu prácu alebo postoj. Akceptujte kritiku zhrnutím vlastných slov a potom prediskutujte, ako ju opraviť. Môžete čestne vyjadriť svoje obavy týkajúce sa budúceho postupu, ale vyhnúť sa ospravedlňovaniu za minulé chyby alebo problémy.
   • Ak chcete vyjadriť svoje obavy alebo vysvetliť minulé problémy, sformulujte svoju vetu pomocou zámena „ja“ namiesto „vás“. Toto umožní vášmu vodcovi, aby sa neobliekal do obrany, aby vám neodpovedal záporne ani na hnev. Napríklad, ak vás volá, aby ste s vami diskutovali o úlohe, ktorú ste nemohli dokončiť včas, povedzte: „Mal som problémy so zhromažďovaním potrebných informácií“ namiesto toho, aby som povedal: „ neposkytol mi potrebné informácie včas ".

7. 
   

   
   Poďakovať mu. Nezabudnite poďakovať svojmu šéfkuchárovi za čas, ktorý vám zavolal. Aj keď je to ten, kto vás volal, a nie naopak, poďakovanie mu za to, že vás volal, je skvelý spôsob, ako mu ukázať svoje uznanie za čas, ktorý vám dal. Napríklad povedzte: „Viem, že máte rušný deň, ďakujem, že ste si našli čas a zavolali mi. "
   • Urobte to vždy, keď vám zavolá nadriadený, a najmä vtedy, keď tak urobí, aby vyjadril obavy, kritizoval vašu prácu alebo vysvetlil projekt. Cieľom je ukázať vám, do akej miery dúfate, že splní úlohy, ktoré vám boli dané, a poďakovať mu za čas, ktorý vám dal, je spôsob, ako uznať, že jeho výzva vám pomôže dobre pracovať.

3. časť Prijatie telefonického hovoru mimo pracovnej doby

1. 
   

   
   Ak je to možné, prijmite hovor. Ak vám váš šéf zavolá po pracovnej dobe, zdvihnite a porozprávajte sa s ním, ak to nezasahuje do vašich iných priorít. Toto je ešte dôležitejšie, ak ste v tejto pozícii menej ako šesť mesiacov.
   • Vaša ochota komunikovať so svojím šéfom po pravidelných pracovných hodinách vám ukáže, ako ste odhodlaní venovať sa svojej práci a svojej práci.
   • Ak mu nemôžete odpovedať, keď vám zavolá, podpíšte ho čo najskôr. V ideálnom prípade by ste počúvali hlas, ktorý ste opustili, a zavolajte čo najskôr. V závislosti od kultúry spoločnosti a charakteru hovoru by ste mali byť schopní získať zaslaním e-mailu alebo e-mailu s vysvetlením, prečo ste nemohli prijať jeho hovor, ak ho nemôžete zavolať späť.

2. 
   

   
   Skontrolujte svoju firemnú kultúru. V niektorých spoločnostiach zamestnávateľ vyžaduje, aby zamestnanec zostal v kontakte telefonicky a e-mailom, bez ohľadu na čas alebo deň. Aj keď sa to môže zdať nespravodlivé, stále ho budete musieť prijať ako súčasť vašej firemnej kultúry, ak na tom chcete pokračovať.
   • Ak neviete, aké pravidlá sa majú riadiť, priblížte sa k svojim kolegom. Možno sa dozviete, že môžete počkať niekoľko hodín, kým odpoviete, alebo že každý okamžite odpovie. Nájdite správne informácie a aplikujte ich.

3. 
   

   
   Zostaňte pozitívne a konajte podľa situácie. Pri počúvaní zamestnávateľa buďte vždy zdvorilí a pozitívni, a to aj mimo pracovnej doby. Predtým, ako sa rozhodnete, ako na ňu zareagujete, sa musíte osobitne pozrieť na každú situáciu.
   • Napríklad, ak vás zamestnávateľ kritizuje alebo vám dá pokyny týkajúce sa zamestnania, počas rozhovoru si robte poznámky, ale po ukončení hovoru neváhajte pokračovať vo svojich mimoprofesionálnych činnostiach. Ak úloha, ktorú vám dal, nie je naliehavá, môžete ju odložiť a vykonať ju počas bežných pracovných hodín.
   • Na druhej strane, ak ide o stav núdze, musíte sa postaviť súčasne a problém vyriešiť bez straty sekundy podľa želania svojho šéfa.

4. 
   

   
   Zhodnoťte svoju spokojnosť s prácou. Váš šéf nemôže primerane očakávať, že budete k dispozícii 24 hodín denne, 7 dní v týždni, ale nie je zaručené, že jeho očakávania budú primerané. Ak vám váš šéf zavolá pravidelne po hodinách a máte pocit, že sa cítite nepohodlne alebo úzkostlivo, zvážte hľadanie inej práce.
   • Vypnite svoj mobilný telefón, ak viete, že váš zamestnávateľ bude volať po hodinách, ale pokiaľ nie ste odbory, pravdepodobne budete prepustení kedykoľvek. Váš šéf sa môže stiahnuť, ak zistí, že po pracovnej dobe neodpovedáte na jeho hovory, alebo ak vás za to pošle späť.