Ako napísať projekt, ktorý sa má predložiť jeho administratíve

Obsah

• stupňa
• 1. časť Písanie projektu
• 2. časť Zdieľajte svoj projekt

Vedieť, ako poslať projekt svojej správe, je užitočné, ak chcete predstaviť nové príležitosti na zaznamenanie dodatočných príjmov, navrhnúť vylepšenia postupu alebo ukázať, že efektívne techniky majú byť hospodárnejšie. Môžete sa tiež rozhodnúť napísať návrh, keď máte pocit, že je potrebné niečo zmeniť. Ak máte v úmysle opísať takýto dokument, aby ste ho mohli predložiť správe vašej spoločnosti, musíte najskôr získať potrebný čas na zhromaždenie príslušných informácií. Svoje nápady môžete poslať aj svojim kolegom, aby ste mali ich názor a vedeli, či sa držia vášho projektu, a potom sa budete musieť ubezpečiť, že sa k vášmu smeru vdýchnete.

stupňa

1. časť Písanie projektu

1. 
   

   
   Presne určte daný problém alebo svoj nápad. Ak chcete opísať operácie znižovania nákladov alebo zefektívňovania, musíte najskôr určiť hlavný problém. Tento nápad by vám mohol byť najčastejšie jasný, ale ak o ňom chcete komunikovať alebo hľadať riešenia, bolo by rozumné byť veľmi pozorný.

2. 
   

   
   Urobte svoj výskum. Predtým, ako napíšete projekt, je dôležité, aby ste sa ubezpečili, že ste analyzovali všetky prvky, ktoré sa naň vzťahujú. Vyhľadajte diskusiu so zúčastnenými stranami, či už s vašimi kolegami, manažérmi alebo zákazníkmi. Získate tiež prečítanie podobných programov, ktoré prevádzkujú iné spoločnosti, aby ste videli, čo robia inak.
   • Ak si napríklad myslíte, že manažment musí zmeniť svoje stravovanie, najprv o tom diskutujte s kuchyňským personálom. Čo si myslia? Museli pracovať inde s inými stravovacími zariadeniami? Čo si o tom vaši kolegovia myslia? Toto sú všetky aspekty, ktoré musíte riešiť. Je možné, že vaša nespokojnosť je skôr otázkou osobného vkusu než otázkou kvality.

3. 
   

   
   
   
   Napíšte popis problému. Ak chcete začať písať svoj projekt, najskôr opíšte aktuálnu situáciu. Potom zvýraznite príslušné fakty (miesta, dátumy, zúčastnené osoby). Na tejto úrovni neposudzujte, namiesto toho sa zameriavajte na vysvetlenie vecí tak, ako sú.
   • Na ilustráciu by ste mohli napísať „Spoločnosť X využila stravovacie služby Y za posledných sedem rokov. Počas tohto obdobia klesol počet dostupných hlavných jedál z piatich na dve. Počet jedál hlavne pre vegetariánov tiež klesol a existujú dokonca dni, keď sa nič podobného nenavrhuje.

4. 
   

   
   Vysvetlite, čo navrhujete ako riešenie. Po zistení problému môžete začať písať presne to, čo navrhujete. Zamerajte sa na najdôležitejší aspekt. Dokážte, že vaše pozorovania sú založené na vašom výskume.
   • Napríklad by ste mohli napísať „Navrhujem, aby bol podnik pre spoločnosť X nahradený iným. Spoločnosť X má v tomto ohľade niekoľko možností. Poskytovatelia stravovacích služieb W a Z ponúkajú širšiu paletu ponúk a ponúkajú porovnateľné náklady s cenami súčasného poskytovateľa. Okrem toho, keďže stravovacie zariadenie Z ponúka každý deň vegetariánske, vegánske a bezlepkové predjedlá, mohlo by lepšie vyhovieť potrebám našej pracovnej sily. Pokiaľ ide o stravovacie zariadenie W, ponúka menej jedál pre vegánov, ale môže byť tiež dobrou voľbou. Prieskum uskutočnený v roku 2011 ukázal, že 40% našich zamestnancov sú vegetariáni, 10% sú vegáni a 2% uprednostňujú bezlepkové potraviny.

5. 
   

   
   
   
   Vypracovať plán. Opíšte jednotlivé kroky a zamerajte sa na časové harmonogramy alebo náklady na ich implementáciu. Vyjadrite sa jasne, čo viete a čo ešte treba objaviť. Nezabudnite napísať číslované kroky a potom uviesť ďalšie podrobnosti. Nepreceňujte dôležitosť inovácie, ktorú chcete priniesť, ale prezentujte výsledky, ktoré očakávate.
   • Aby sme mohli zmeniť stravovanie, musíme: 1: ukončiť našu zmluvu s poskytovateľom stravovania Y, 2: vyskúšať pokrmy poskytovateľov služieb W a Z, 3: vybrať si jedného z nich, 4: podpísať zmluvu s vybraným poskytovateľom stravovania. Poplatky by mali byť porovnateľné s poplatkami, ktoré v súčasnosti ponúka spoločnosť Caterer Y. Pokiaľ ukončíme zmluvu s dodávateľom Y, nemala by existovať žiadna finančná pokuta. Ak naši zamestnanci viac oceňujú nové jedlá, existuje veľká šanca, že budú na svojom pracovisku šťastnejší.

6. 
   

   
   Zdvihnite možné námietky. Dokážte, že ste si plne vedomí akýchkoľvek nedostatkov, ktoré sa môžu vyskytnúť vo vašom pláne. Bude medzi zamestnancami odpor? Niektorým ľuďom sa napríklad môžu páčiť služby vášho súčasného stravovania. Mohli by ste presvedčiť vládnu agentúru, že váš nový nápad je bezpečný? Diskutujte o krokoch, ktoré plánujete podniknúť, aby ste ostatných presvedčili o realizovateľnosti a relevantnosti vášho projektu.

7. 
   

   
   Uveďte potrebné materiály a personál. Ak si nový projekt, ktorý navrhujete, vyžaduje nákup materiálu alebo prijatie nových zamestnancov, uveďte to po načrtnutí krokov. Nezabudnite tiež uviesť potrebný čas, pretože je to aj zdroj. Vytvorte si kontrolný zoznam, z ktorého sa dostanete. Môžete napríklad napísať nasledujúci text.
   • Potrebné: podvýbor pre hodnotenie stravovania (4 osoby z rôznych častí spoločnosti), 2 hodiny na ochutnávanie a 3 hodiny na vypracovanie správy.

8. 
   

   
   Vyvodiť závery na základe hlavných výhod. Bez ohľadu na to, akú zmenu plánujete vykonať, na konci tento proces opakujte. Znovu prediskutujte tri hlavné prvky vášho projektu a potom vyneste záverečnú vetu. Ber to ako svoj súhrn. Ako príklad môžete uviesť nasledujúce.
   • „Ako ukazuje tento návrh, spoločnosť Caterer Y znížila počet vstupov, ktoré ponúkol za posledných sedem rokov. Poskytovatelia služieb W a Z ponúkajú diverzifikovanejšie ponuky za relatívne porovnateľné ceny. Navrhujem, aby sme s týmito lahůdkami mohli urobiť ochutnávacie testy, aby sme si vybrali nového dodávateľa potravín pre túto spoločnosť. To určite podporí spokojnosť a udržanie zamestnancov. "
   • Uveďte konkrétne peňažné alebo kvantitatívne výhody. Ak napríklad vaša inovácia môže znížiť náklady, musíte to zdôrazniť.
   • Predstavte kvalitatívne výhody. Spoločnosť niekedy ťaží z množstva výhod, ktoré nemožno kvantifikovať konkrétnymi údajmi a číslami. Ak váš nápad pomáha zvýšiť spokojnosť zamestnancov, je dôležité, aby ste to spomenuli. Tieto zlepšenia môžu byť rovnako prospešné ako tie, ktoré sú kvantitatívne.

2. časť Zdieľajte svoj projekt

1. 
   

   
   Požiadajte kolegu, aby si ju prečítal. V ideálnom prípade by ste mali požiadať kolegu, aby si prečítal váš projekt a poskytol vám jeho názor. Môže schváliť obsah vášho programu, ale ak to tak nie je, zvážte vziať do úvahy jeho námietky. Ak máte pocit, že sú relevantné a lepšie ako to, čo navrhujete, zvážte preskúmanie. V opačnom prípade, ak pochopíte relevantnosť jeho argumentov, ale neschválite ich, zvážte ich zahrnutie do časti námietky.

2. 
   

   
   Znovu preskúmajte svoj projekt. Po napísaní projektu a jeho prečítaní kolegom ho musíte skontrolovať, aby ste zlepšili plynulosť, gramatiku, presnosť a počet slov. Nemali by ste robiť návrh príliš dlho, inak riskujete, že si ho vaši predstavitelia nečítajú. Urobte, čo je potrebné, aby ste si všetko ponechali nanajvýš na jednej až dvoch stránkach.

3. 
   

   
   Odošlite projekt svojej správe. Keď sa domnievate, že je váš projekt pripravený, identifikujte osobu, ktorej ju musíte predložiť. V niektorých organizáciách je každému, kto je zodpovedný za prijímanie rozhodnutí, známy líder. V iných spoločnostiach s viac laterálnymi štruktúrami môže byť ťažšie vedieť, kto sú skutoční tvorcovia rozhodnutí. Urobte dôkladný prieskum svojej spoločnosti, aby ste zistili, kto je za také problémy zodpovedný.
   • Keď viete, komu odovzdať váš projekt, pozrite sa, či s ním môžete mať tête-à-tête. Ľudia často reagujú priaznivejšie na žiadosti o inovácie, keď sú výmeny tvárou v tvár. Ak nie, pošlite papierovú verziu projektu alebo jednu.