Ako odpovedať na e-mail, ktorý vyžaduje potvrdenie o účasti

Obsah

• stupňa
• 1. časť Rozhodnite sa, ako a kedy reagovať
• Časť 2 Príprava odpovede
• Časť 3 Správa automatických e-mailov a riešenie problémov

S rastúcou popularitou e-mailu ako alternatívy k tradičným poštovým službám sú pozvánky na spoločenské e-mailové udalosti neuveriteľne populárne pre sviatočné stretnutia, narodeniny, svadby a ďalšie. Organizátori podujatí sú dnes oveľa spokojnejší s e-mailovými správami požadujúcimi potvrdenie účasti (inak známe ako RSVP, čo znamená „odpovedzte“) ako predtým. Pretože e-maily s odpoveďami sú však také nové, veľa ľudí nevie, ako primerane reagovať. Dúfajme, že na ne môžete lepšie reagovať, ak viete čas a spôsob, ako pripraviť svoju odpoveď a skontrolovať prijatie pozvania.

stupňa

1. časť Rozhodnite sa, ako a kedy reagovať

1. 
   
   

   
   Uvidíme, či sa skutočne zúčastníš udalosti. Prvým rozhodnutím alebo krokom bude zistiť, či skutočne pôjdete na udalosť. Hneď, ako dostanete e-mailovú pozvánku od spoločnosti RSVP, mali by ste zvážiť možnosť zúčastniť sa udalosti.
   • Majte na pamäti, kde sa bude udalosť konať a či musíte cestovať. Ak vás napríklad niekto pozve na svadbu mimo mesta, možno bude potrebné kúpiť si letenku, aby ste sa tam dostali, čo môže byť drahé.
   • Vytvorte si program, aby ste sa uistili, že v ten istý deň a v rovnakom čase nemáte žiadne ďalšie udalosti.
   • Porozprávajte sa so svojím partnerom alebo ostatnými členmi rodiny, aby ste sa uistili, že budú k dispozícii. Niektorí môžu odmietnuť a iní môžu prijať.

2. 
   
   

   
   
   
   Identifikujte typ pozvania. Rôzne okolnosti si vyžadujú rôzne nuansy a úrovne formality. Pred odpoveďou na pozvánku by ste preto mali zvážiť typ udalosti. Umožní vám to mať istotu, že nevykonáte spoločenskú chybu.
   • Uvidíme, či ide o neformálnu spoločenskú udalosť, ako je pozvánka na grilovanie, ktorú sused urobí bez dôvodu, a pošle ti neformálnu e-mailovú pozvánku. Na tieto typy pozvánok máte možnosť neformálne reagovať a na odoslanie odpovede môžete mať menej času.
   • Ak ide o formálnu spoločenskú udalosť, ako sú pozvánky na svadby, narodeninové oslavy, spoločenstvá alebo potvrdenia, vyžaduje sa odpoveď vo formálnom tóne, rovnako ako bola prijatá pozvánka.

3. 
   
   

   
   Reagujte v správnom okamihu. Po rozhodnutí a zvážení pozvánky by ste mali odpovedať včas. Nakoniec, toto je jeden z najdôležitejších aspektov pri odpovedaní na e-mail RSVP, pretože osobe by ste mali dať potrebné potvrdenie vašej účasti alebo nie na udalosti.
   • Prečítajte si pozvanie a zistite, či a dátum je potrebný na odpoveď na e-mail RSVP, Tento dátum nie je návrh. Uistite sa, že odpoviete v stanovenom čase.
   • Odpovedzte čo najskôr. Aj keď osoba, ktorá vás pozvala, môže dať jeden alebo dva mesiace na odpoveď, neznamená to, že by ste mali vziať celé toto obdobie. Naopak, mali by ste odpovedať hneď, ako sa rozhodnete, či tam idete alebo nie.

Časť 2 Príprava odpovede

1. 
   
   

   
   
   
   Vyplňte pole predmetu. Po rozhodnutí, kedy a ako budete odpovedať, by ste mali pripraviť hrubý návrh odpovede, ktorú dáte. Ak to chcete urobiť, začnite písať do poľa objektu. Malo by to zahŕňať prijatie alebo zamietnutie pozvánky a odzrkadlenie tónu udalosti.
   • Pri formálnych udalostiach by ste mali používať formálny tón. Napríklad, napíšte Anne a Roger sa nebudú môcť zúčastniť banketu 11. mája.
   • Za neformálnych okolností, ako je grilovanie u suseda, môžete písať Nemožno sa zúčastniť grilovania 11..

2. 
   
   

   
   Napíš list. Je dôležité primerane reagovať, pretože odráža tón vašej odpovede. Okrem toho, ak použijete vhodný pozdrav, dáte osobe, ktorá vás pozvala, predstavu o tom, ako to vidíte.
   • Vyberte pozdrav, ktorý môže obsahovať Môj dobrý priateľ, À alebo drahý.
   • Neformálna udalosť vyžaduje jednoduchú odpoveď osobe, ktorá vám poslala e-mail. Napríklad môžete písať Milý Martine a Jean.

3. 
   
   

   
   Napíšte obsah. Telo vášho e je pravdepodobne najdôležitejšou súčasťou e-mailu RSVP. To odráža tón pozvánky a priamo na ňu reaguje. Patria sem niektoré príklady prijatia alebo zamietnutia pozvánky.
   • Neformálna udalosť zaručuje neformálnu reakciu tohto druhu Thomas, skutočne si vážime pozvanie na grilovanie, ale toho dňa budeme mimo mesto.
   • Podobný tón si zaslúži aj slávnostná udalosť. Napríklad môžete písať Rodina Dupont prijíma vaše pozvanie na svadbu Josého a Belindu 5. novembra 2019, Ďalším príkladom je nasledujúci Jean a Sara Appleby s radosťou prijímajú vaše pozvanie na 15. narodeninovú oslavu Marty Rodriguezovej.
   • Formálne odmietnutie pozvania môže byť takéto Rodina Parkerov sa nebude môcť zúčastniť svadby Josého a Belindu 5. novembra 2019.

4. 
   
   

   
   Podpíšte a napíšte svoje meno. Po napísaní e-mailu by ste mali podpísať e-mail RSVP. Je to viac než len formalita, pretože podpis ukazuje typ vzťahu, ktorý máte s osobou, ktorá vás pozvala. Je to tiež znamenie toho, ako sa cítite o tejto osobe.
   • Rozhodnite sa pre formálny pozdrav. Napríklad môžete písať srdečne, Moje najlepšie priania, Prijmite, prosím, vážený pán alebo panialebo Prijmite, prosím, výraz mojej pocity.
   • Vyberte neformálny vzorec, ako je Veľmi úprimne, Moje pozdravy, Noste dobre alebo úprimne.
   • Ak prijmete alebo odmietnete pozvanie, vyberte vhodný koniec. Napríklad, napíšte S veľkým poľutovaním alebo ďakujem.
   • Podpíšte svoje meno za konečným vzorcom. Pri neformálnych podujatiach neváhajte podpísať svoje meno a meno ďalších pozvaných osôb. Pri viac formálnych príležitostiach podpíšte krstné meno všetkých hostí a priezvisko za poslednou osobou. V niektorých prípadoch, napríklad v tých, v ktorých máte blízky vzťah s osobou, ktorá vás pozvala, máte možnosť napísať Rodina Sanchezovcov.

Časť 3 Správa automatických e-mailov a riešenie problémov

1. 
   
   

   
   Kliknite na zamietnuť alebo akceptovať. Urobte to, ak má e-mail automatizované tlačidlo. Väčšina oficiálnych organizátorov udalostí sa pri odosielaní e-mailov stále viac spolieha na automatické služby RSVP. Ak niekto používa podobnú službu na odosielanie e-mailov RSVP, pravdepodobne ich vygeneruje tretia strana. Okrem toho bude e-mail pravdepodobne obsahovať možnosti s tlačidlami, na základe ktorých môžete kliknúť akceptovať alebo odpadu pozvanie.
   • Ak niektorú z nich dostanete, nemusíte odpovedať e-mailom.
   • Po prijatí alebo zamietnutí pozvánky bude odpoveď odoslaná tretej strane, ktorá spravuje poštu, a pošle ju osobe, ktorá organizuje udalosť.
   • Automatizované e-mailové služby RSVP sa často používajú pri poloformálnych situáciách, ako sú narodeninové oslavy, národné stretnutia a iné podobné udalosti.

2. 
   
   

   
   Kliknite na možnosť potvrdenia. Ak máte obavy z prijatia vašej odpovede, môžete zvážiť kliknutie na tlačidlo Potvrdenie o prijatí na e-mailovej stránke. Kliknutím naň vaša e-mailová služba vygeneruje potvrdenie o odoslaní, keď osoba, na ktorú reagujete, prijme alebo otvorí váš e-mail. Týmto spôsobom budete vedieť, že vás dostala.
   • Potvrdenie o doručení nájdete na rôznych miestach v závislosti od služby, ktorú používate.
   • Táto možnosť nemusí byť pri niektorých službách k dispozícii.

3. 
   
   

   
   Ak zmeníte programy, odošlite e-mail s následnou kontrolou. Vo výnimočných prípadoch bude možno potrebné upraviť svoju odpoveď. Ak ste pozvánku prijali a zistili ste, že sa nebudete môcť zúčastniť, alebo ak ste odmietli a náhle máte možnosť ísť, mali by ste kontaktovať osobu, ktorá vás pozvala na informujte o tom.
   • Ak ste omylom klikli na tlačidlo Automatické prijatie v e-maile RSVP, mali by ste ho poslať priamo osobe, aby opravila svoju chybu.
   • Ak musíte odmietnuť pozvánku, ktorú ste pôvodne prijali, informujte príjemcu. Môžete mu napríklad poslať e-mail tak, že vložíte ako objekt Zmena odpovede a napísaním niečoho podobného Vzhľadom na nepredvídané udalosti sa Sara a ja už nebudeme môcť zúčastniť vašej oslavy 20. výročia dňa 14. Ospravedlňujeme sa za zmenu a tešíme sa na stretnutie.
   • Ak musíte prijať pozvanie, ktoré ste už odmietli, oznámte to osobe. Napríklad pošlite e-mail a vložte ho ako objekt Zmena mojej odpovede a písať Chcel by som sa zúčastniť udalosti, ak máte stále možnosť prijať viac hostí.
   • Zmeny v pozvánkach na RSVP by sa mali vykonať čo najskôr. Pozvánky na neformálne podujatia je možné zmeniť po niekoľkých dňoch. V prípade formálnych udalostí (ako sú svadby) sa však musia konať najmenej jeden mesiac vopred.