Ako napísať plán riadenia zmien

Obsah

• stupňa
• Metóda 1 Napíšte plán na správu organizačných zmien
• Metóda 2 Sledovanie zmien projektu

Existujú dva typy plánov riadenia zmien. Jeden sa zaoberá dopadom zmien na organizáciu a uľahčuje prechod. Druhá pomáha sledovať zmeny jedného projektu a vytvára jasný záznam o zmenách produktov alebo rozsahu projektu. Tieto plány sú o komunikácii toho, čo je potrebné urobiť jasne a presne.

stupňa

Metóda 1 Napíšte plán na správu organizačných zmien

1. 
   

   
   Uveďte dôvody zmien, ktoré sa majú vykonať. Uveďte faktory, ktoré viedli k rozhodnutiu vykonať zmeny, napríklad zlý výkon, nové technológie alebo zmena v poslaní organizácie.
   • Jedným z prístupov je opísať súčasný stav podnikania a budúcu situáciu, ktorú má tento plán v úmysle vytvoriť.

2. 
   

   
   Definujte povahu a rozsah zmien. Stručne opíšte očakávaný charakter projektu. Zistite, či to ovplyvní pozície, zmeny procesu, zmeny politiky alebo organizačnú štruktúru. Zoznam oddelení, pracovných skupín, systémov alebo akýchkoľvek iných komponentov, ktoré môžu podliehať úpravám.

3. 
   

   
   
   
   Opíšte podporu zúčastnených strán. Uveďte všetky zúčastnené strany zapojené do plánu, napríklad pobočku, vedúceho misie, navrhovateľa, spotrebiteľov alebo zamestnancov, ktorých sa zmena týka. Pre každú z týchto častí uveďte, či zainteresovaná strana podporí zmeny, ktoré sa majú vykonať.
   • Nezabudnite zostaviť tabuľku, ktorá dokáže tieto informácie jasne a stručne vysvetliť. Pre každú dotknutú stranu posúdte úroveň priority (vysoká, stredná alebo nízka) týchto údajov: informovanosť, úroveň podpory, vplyv.
   • Ak je to možné, uskutočnite rozhovory jeden na jedného, ​​aby ste zhodnotili podporu zainteresovaných strán.

4. 
   

   
   Založte tím. Tento tím bude zodpovedný za komunikáciu so všetkými zúčastnenými stranami, vypočutie rôznych obáv a zabezpečenie toho, aby sa operácia uskutočňovala za najlepších možných podmienok. Vyberte si ľudí, ktorí sú v podnikaní veľmi dôveryhodní a majú dobré komunikačné schopnosti.
   • Mali by ste si najať vedúceho promotéra. Zdôrazniť, že bude aktívnou prácou na podpore zmien, nielen na schválení plánu.

5. 
   

   
   
   
   Vypracovať prístup s vedením. Získanie všetkej podpory spoločnosti je nevyhnutné pre úspech operácie. Umožnite všetkým vedúcim manažérom komentovať zmeny a spolupracovať navzájom, aby v tomto projekte zohrávali aktívnu úlohu.

6. 
   

   
   Vytvorte si plán pre každého herca. Pre každú zúčastnenú stranu vrátane tých, ktorí podporujú projekt, posúdiť súvisiace riziká a problémy. Poverte tím zodpovedný za riešenie týchto problémov.

7. 
   

   
   Vytvorte komunikačný plán. Komunikácia je kľúčovým prvkom tohto procesu. Komunikujte často so všetkými zúčastnenými stranami. Posilniť príčiny zmien, ktoré sa majú vykonať, a prínosy, ktoré z nich vyplývajú.
   • Aktéri by mali dostávať obojsmernú komunikáciu jeden na jedného. Osobné stretnutia sú nevyhnutné.
   • Komunikácia musí pochádzať od podporovateľa hlavného vedenia, priameho nadriadeného každého zamestnanca a od akéhokoľvek iného hovorcu, ktorému aktéri dôverujú. Všetka komunikácia musí prejsť koherentným.

8. 
   

   
   Venujte pozornosť akémukoľvek odporu. Vždy existuje odpor voči zmenám. K tomu dochádza na individuálnej úrovni, a preto musíte osobne komunikovať so zúčastnenými stranami, aby ste zistili príčinu týchto odporov. Venujte pozornosť ťažkostiam, aby ich riadiaci tím mohol napraviť. Tieto obavy zvyčajne zahŕňajú nasledujúce body.
   • Žiadna motivácia alebo zmysel pre naliehavosť.
   • Nerozumiem celkovej situácii ani dôvodom potreby zmien.
   • Nedostatočná účasť na tomto procese.
   • Neistota ohľadom stability zamestnania, budúcich úloh alebo požiadaviek a zručností požadovaných pre budúce pozície.
   • Neschopnosť vedenia splniť očakávania týkajúce sa zavedenia zmeny alebo komunikácie.

9. 
   

   
   Vezmite prekážky. Na nároky musíte reagovať posilnením komunikácie alebo zmenou stratégie. Iné nároky môžu vyžadovať doplnkové prístupy, ktoré môžete zahrnúť do svojho plánu alebo zadať externe riadiacemu tímu. Preskúmajte, ktorá z týchto možností je pre vašu organizáciu najvhodnejšia.
   • V prípade akýchkoľvek zmien na pozíciách alebo v procese urobte z školení zamestnancov najvyššiu prioritu.
   • Ak plánujete prechodné obdobie čo najhladšie, naplánujte stretnutia alebo zvýšte zamestnanecké výhody.
   • Ak zainteresované strany nie sú motivované, ponúknite im stimuly.
   • Ak sa cítia odpojení od projektu, usporiadajte stretnutie, aby ste získali spätnú väzbu a preskúmali akékoľvek zmeny v pláne.

Metóda 2 Sledovanie zmien projektu

1. 
   

   
   Definujte úlohy. Uveďte roly, ktoré budú priradené k jednotlivým projektom. Opíšte zodpovednosti a zručnosti požadované pre každú úlohu. Prinajmenšom delegujte misiu šéfkuchára na vykonávanie zmien na dennej báze, ako aj organizátora, aby sledoval všetok pokrok a prijímal dôležité rozhodnutia.
   • Pri veľkých projektoch vo veľkej spoločnosti možno budete musieť rozdeliť úlohy medzi niekoľko ľudí so špecializovanými znalosťami.

2. 
   

   
   Zriadiť kontrolnú províziu. Projekty IT zvyčajne zahŕňajú komisiu na kontrolu zmien zloženú zo zástupcov každej skupiny zainteresovaných strán. Táto komisia bude zodpovedná za schvaľovanie žiadostí namiesto vedúceho misie a za oznamovanie rozhodnutí zúčastneným stranám. Tento prístup je veľmi vhodný pre projekty s viacerými zúčastnenými stranami a môže si vyžadovať časté prehodnotenie základných cieľov.

3. 
   

   
   Vytvorte proces na uplatnenie požiadaviek. Keď člen tímu identifikuje pokrok, ako sa posuniete od myšlienky k realite? Opíšte tento postup, ako to odsúhlasil tím. Takto by to mohlo vyzerať.
   • Členovia tímu musia vyplniť formulár žiadosti a poslať ho projektovému orgánu.
   • HOM by mala zadať informácie z formulára do protokolu žiadostí a aktualizovať tento denník, keď sa žiadosti posudzujú alebo zamietnu.
   • Manažér žiada členov tímu, aby napísali konkrétnejší plán a odhadli potrebné úsilie.
   • Vedúci misie pošle plán organizátorovi na prípadné prijatie.
   • Zmeny boli vykonané. Zainteresované strany sú často informované o pokroku.

4. 
   

   
   Vytvorte formulár žiadosti. Do formulára musia byť zahrnuté nasledujúce údaje a musia byť uvedené v protokole zmien.
   • Dátum žiadosti o zmenu.
   • Počet žiadostí pridelených projektovým manažérom.
   • Názov a popis.
   • Meno, e-mail a telefónne číslo osoby, ktorá vyplňuje formulár.
   • Priorita priradená každej žiadosti (vysoká, stredná alebo nízka). V prípade naliehavých zmien budete možno potrebovať konkrétne termíny.
   • Číslo produktu a verzie (pre IT projekty)

5. 
   

   
   Pridajte ďalšie informácie. Protokol zmien musí byť tiež schopný sledovať prijaté rozhodnutia a dôkladne monitorovať ich vykonávanie. Okrem informácií z formulárov žiadosti budete musieť rezervovať miesto pre:
   • schvaľovanie alebo zamietnutie žiadostí,
   • podpis osoby, ktorá žiadosti schváli alebo zamietne,
   • časový rámec na vykonanie zmien,
   • dátumy ukončenia zmien.

6. 
   

   
   Pokračovanie dôležitých rozhodnutí Okrem protokolu zmien by projekt mohol mať prospech zo záznamu dôležitých rozhodnutí. Toto vyhlásenie vám môže z dlhodobého hľadiska uľahčiť alebo pomôcť sledovať projekty, ktoré prešli určitými zmenami v správe. Tento súbor môže slúžiť aj ako komunikačný sprievodca pre klientov alebo riadiace orgány. Pre každú včasnú zmenu obsahuje rozsah alebo požiadavky projektu, prioritné úrovne alebo stratégia, ktorá sa má prijať, tieto informácie.
   • Iniciátor projektu.
   • Dátum prijatia rozhodnutia.
   • Zhrnutie dôvodov tohto rozhodnutia a prístup použitý na ich dosiahnutie. Uveďte všetky príslušné dokumenty.