Ako prijať hovor

Obsah

• stupňa
• Metóda 1 Počas práce prijmite telefón
• Metóda 2 Prijmite telefón súkromne
• Metóda 3 Prijmite hovor z neznámeho čísla

Vedieť, ako odpovedať na telefón, je v živote dôležitá zručnosť. Za profesionálnych okolností, napríklad pri prijatí obchodného hovoru alebo hovoru od potenciálneho zamestnávateľa, sa vyžaduje formálnejšia metóda pozdravu. Ak dostanete hovor od priateľa, milenca alebo člena rodiny, budete mať tendenciu reagovať jednoduchším a prirodzenejším spôsobom. Ak dostanete hovor z neznámeho čísla, budete musieť použiť osvedčenú techniku ​​a buďte opatrní.

stupňa

Metóda 1 Počas práce prijmite telefón

1. 
   

   
   Buďte profesionálni. Keď dostanete hovor na službu, nemôžete vždy vedieť, kto je na druhom konci linky. Profesionálna reakcia vám pomôže začať konverzáciu dobre.
   • Ak máte pochybnosti, jednoducho povedzte „ahoj, je to Carl na telefóne“.
   • Aj keď viete, kto je volajúcim, môže to byť váš šéf, ktorý volá z telefónu niektorého z vašich kolegov! Odpovedaním vyslovením „áno, čo? Dá na vás negatívny dojem alebo nadmerne nesprávne umiestnenie.

2. 
   

   
   Zamerajte sa na konverzáciu. Ukážte sa úplne prítomný. Zastavte všetku prácu a chvíľu sa pripravte.
   • Vyjadrite na svoju tvár výraz, ktorý chcete premietnuť pred pristátím. To je rozdiel: či už sa usmievate, mračíte sa alebo plačete, váš partner to bude cítiť prostredníctvom tónu vášho hlasu.
   • Počas hovoru zabráňte surfovaniu na internete alebo rušeniu pozornosti. Ak nie ste prítomní, partner to bude cítiť.

3. 
   

   
   
   
   Vždy sa prezentujte. V podnikaní je vhodné odpovedať na telefonický hovor s uvedením vášho mena a mena vašej spoločnosti: „Dobrý deň, ďakujeme, že ste zavolali spoločnosti XYZ. Ja som Carl. Čo pre vás môžem urobiť? "
   • Ak ide o interný hovor a viete ho, môžete namiesto toho odpovedať na meno svojho oddelenia a svoje meno: „Dobrý deň, ste v oddelení Webdev, Carl na telefóne. Čo pre vás môžem dnes urobiť? Toto umožní vášmu partnerovi vedieť, že oslovil správnu osobu a že ste pripravení mu pomôcť. Hovorením s priateľským a priateľským tónom bude konverzácia príjemnejšia pre každého z vás.
   • Vo väčšine služieb existujú pravidlá pre prijímanie hovorov, ktoré musia dodržiavať všetci zamestnanci. Vždy prejavte úprimnosť, aj keď ste nútení postupovať hlúpo podľa pokynov, pretože zákazník bude schopný povedať, či ste skutočne nadšení, alebo či práve čítate tieto pokyny: „Vitajte na telefónnej linke Dobrý Burger, dom dobrého pečiva! Znie to smiešne, ak to s presvedčením nehovoríte.

4. 
   

   
   
   
   Odpoveď s dostatočnou slušnosťou. Ukážte sa trpezlivo, úctivo a presvedčivo. Snažte sa, aby ste sa stali užitočnými. Pokúste sa hovoriť príliš príležitostne, kým neviete, kto je na linke.
   • Ak sa druhá osoba nezobrazí, povedzte: „Môžem zistiť, kto je na telefóne? Je dôležité vedieť, kto volá, ak ho potrebujete znova kontaktovať alebo ho preniesť na inú linku. Tento postoj tiež umožňuje osobe cítiť, že sa s ňou zaobchádza osobne, a navyše, že je výnimočná. Je dôležité vytvárať pozitívne profesionálne vzťahy s ľuďmi, ktorí vás volajú viackrát.
   • Snažte sa byť neslušní, aj keď sa cítite frustrovaní. Pamätajte, že v podnikaní vaše slová a činy priamo odrážajú imidž vašej firmy. Ak dáte zlý obraz svojej firmy, pokazíte ju a vaši manažéri ju neakceptujú.

5. 
   

   
   Pripravte sa na prijatie. Ak niekto volá, aby sa rozprával so svojím nadriadeným alebo kolegom, ale vy ste jediný, kto je momentálne k dispozícii na prijatie tejto osoby, zdvorilo sa opýtajte, kto je na telefóne, a požiadajte ho, aby povedal, čo požaduje. Pozorne si vypočujte a zapíšte čo najviac informácií:
   • Ak osoba, ku ktorej sa snaží dostať, nie je k dispozícii, povedzte mu: „Je mi ľúto, ale pán O'Halloran nie je momentálne k dispozícii. Chceli by ste ho nechať? "
   • Nezabudnite zaznamenať meno osoby, telefónne číslo a predmet hovoru. Posúdiť naliehavosť hovoru: máte pocit, že volajúci potrebujú pomoc v nasledujúcich dvoch hodinách alebo len v týždni? Ak ide o urgentné volanie, bude potrebné problém vyriešiť čo najrýchlejšie a najúčinnejšie, takže nezabudnite pokračovať čo najskôr.

6. 
   

   
   Dajte si pozor na hovory, ktorých cieľom je zhromažďovanie informácií. Ak nepoznáte, kto volá, a požiadate o informácie o vás alebo iných, dávajte pozor, aby ste neposkytli príliš veľa informácií o tom, ako vaše podnikanie interne funguje.
   • Aj keď partner uvedie svoje meno a názov svojej spoločnosti, musíte byť opatrní, pokiaľ nejde o dôveryhodný kontakt. Ak máte pochybnosti, podržte hovor na chvíľu a požiadajte kolegu o radu: „Už sme predtým pracovali s osobou menom Dave Neal? Pýta sa na mnoho otázok o našich postupoch a našich schopnostiach a chcem sa ubezpečiť, že mu môžem veriť. ““
   • V podnikaní musíte povedať: „Je mi ľúto, pane alebo pani. Podľa pravidla spoločnosti nemám oprávnenie poskytovať tieto informácie. Môžem poznať účel, pre ktorý hľadáte tieto informácie? Potom vytiahnite svoju analýzu.

Metóda 2 Prijmite telefón súkromne

1. 
   

   
   Zdravím každého, kto volá. Ak viete, kto volá, berúc do úvahy jeho totožnosť a skúsenosti, pozdravte ho, ako by ste boli pred ňou. Ak nepoznáte volajúcu osobu, odpovedzte formálnejšie a počkajte, kým povie predmet jej hovoru.
   • Ako štandardný medzinárodne uznávaný pozdrav: povedzte „allo? Na záver pozdravu odpovedzte jemným sklonením, akoby ste sa pýtali. Termín „prideliť? Vedie hovorcu, aby odpovedal, a vo väčšine prípadov vám bude naďalej hovoriť o účele jeho hovoru.
   • Ak je volajúci priateľ, pozdravte ho náhodne: „Ahoj, Tom! Ako sa máš? "
   • Ak je volajúcim manažér, známy alebo potenciálny zamestnávateľ, pozdravte ich formálnejším, ale známym spôsobom: „Dobrý večer, pán Lynch, ako sa máte?“ "
   • Ak nepoznáte volajúcu osobu, obmedzte sa na jednoduché „pridelenie“? "

2. 
   

   
   Po vyslovení „ahoj? ", Počkajte na odpoveď partnera. Tento spôsob začatia rozhovoru povzbudzuje vášho partnera, aby sa predstavil. Pozrite sa na nasledujúci príklad. To, čo musíte povedať, je uvedené v tuk a čo musí hovorca povedať kurzíva :
   • Haló?
   • Ahoj, Carl, je to Tom.
   • Ahoj, Tom! Čo je nové?
   • Volám len aby som zistil, či budeš k dispozícii neskôr. Myslel som, že by som vám navrhol, aby ste sa pozreli na nový film Star Wars.
   • Áno, som na pozeranie filmu Star Wars!

3. 
   

   
   Prispôsobte si pozdrav. Keď získate viac skúseností s prijímaním telefónnych hovorov, môžete začať vytvárať vlastné pozdravy a špecifické frázy, ktoré môžete znova a znova používať.
   • Nezabudnite sa identifikovať prostredníctvom pozdravu: „Ahoj, je to Carl“ alebo „Carl na telefóne“.
   • Premýšľajte o experimentovaní so známymi variáciami pozdravu „ahoj? „Ahoj“ alebo „ahoj“ alebo „kukučka, čo sa deje?“ Alebo „ahoj, ako sa máš?“ Tieto známe pozdravy sú vhodnejšie medzi priateľmi a neprofesionálnymi znalosťami.

4. 
   

   
   Navrhnite spev za časy, keď budete preč. Ktokoľvek, kto je vašimi priateľmi, rodičmi alebo zamestnávateľmi, môže spadnúť na odkazovač, takže sa uistite, že váš hlas je slušný a výstižný. Ak nie ste si úplne istí, že vám budú volať iba vaši priatelia, vyhnite sa tomu, aby ste nezavádzali alebo nezakývali spevy.
   • Povedzte, „ste na záznamníku Carl. Prepáč, že ti nemôžem hneď odpovedať. Nechajte jednu a ja vám odpovieme čo najskôr.
   • Pomyslite na vytvorenie vokálnej rodiny pre prípad, že používate rodinný telefón. Povedz: „Ahoj, toto je rodina Rogersovcov. Ospravedlňujeme sa, ale nemôžeme v tejto chvíli odpovedať, ale jednu nechajte a my vám zavoláme čo najskôr! Urobte si zábavné nahrávky hlasov všetkých členov rodiny. Pokúste sa prinútiť celú rodinu, aby hovorila sborom, alebo nechala každého člena rodiny, aby povedal rodine.
   • Nezabudnite si priamo vyžiadať informácie o volajúcom, namiesto toho, aby ste ho jednoducho požiadali, aby opustil: „Prosím, zanechajte svoje meno, telefónne číslo a predmet hovoru a zavolám vám späť čo najskôr. ““ Uplatnenie tohto konkrétnejšieho prístupu sa môže javiť ako vhodnejšie pre telefónne číslo, na ktoré očakávate veľa obchodných hovorov.

Metóda 3 Prijmite hovor z neznámeho čísla

1. 
   

   
   Zvážte osobu, ktorá by vám mohla zavolať. Ak čakáte na volanie od niekoho (nového známeho, organizácie alebo potenciálneho zamestnávateľa), odpovedzte na tento telefón. Posúďte sami, či táto situácia vyžaduje pozdrav trochu formálnejší alebo trochu menej formálny, napriek tomu zostaňte formálny, pretože nikdy neviete.
   • V tomto prípade odpovedzte zdvorilo a menej formálnym spôsobom. Jednoduché "alo? Bolo by vhodné. Nemusíte hlásiť okamžite. Ak osoba, ktorá vám volá, pozná alebo vidí vaše meno na karte, spýta sa: „Môžem sa porozprávať s Carlom? "
   • Ak sa hovor zobrazí ako as neznámym alebo maskovaný, necíti sa povinná odpovedať. Ak chcete, odpovedzte alebo počkajte, či volajúci zanechá hlas. Vždy ho môžete zavolať späť, ak ide o dôležitý hovor.

2. 
   

   
   Dajte si pozor na žarty. Ak hovor prijmete a zistíte, že ide skutočne o smiešny alebo agresívny hovor, môže to byť vtip. Niektoré žarty sú vulgárne a zrejmé, zatiaľ čo iné sa vás budú snažiť podviesť, aby si mysleli, že je to legitímne dôležité volanie. Zaobchádzajte s žolíkmi ako s býkmi: ak zostanete online a budete hrať ich hry, povzbudíte ich. Napriek tomu by bolo užitočné zostať online a hrať hru pre prípad, že by ste získali predstavu o tom, kto volá. Niektoré americké telefóny ponúkajú službu sledovania hovorov: Ak vytočíte * 69 po zavesení, služba automatického volania vám poskytne všetky verejné informácie o poslednom volanom čísle.

3. 
   

   
   Dajte si pozor na telemarketing. Ak prijmete hovor z neznámeho čísla a osoba na druhom konci sa vás začne pýtať na vás, môže hľadať spôsob, ako vás dostať z telefónu peniaze.
   • Telemarketers volajú denne desiatky ľudí a väčšina z nich nemá záujem o to, čo predávajú. Nenechajte sa hanbiť povedať: „Ďakujem vám za zavolanie, ale nemám záujem. Prajem vám pekný deň! Potom môžete zavesiť, aby ste nestrácali čas ani ich.
   • Ak si neželáte dostávať žiadne ďalšie hovory od tejto konkrétnej spoločnosti, požiadajte telemarketer, aby vložil vaše číslo na svoju „čiernu listinu“. Väčšina spoločností bude mať tendenciu vyhovieť vašej žiadosti a prestane vás obťažovať.
   • Ak vás zaujíma, čo telemarketing ponúka, môžete zostať online a počúvať ho. Pamätajte, že čím dlhšie zostanete online, tým viac chcete predávať produkty!
   • Ak vás požiadajú o informácie o vás alebo o niekom inom vo vašej rodine, spýtajte sa ich na svoje meno a názov svojej firmy skôr, ako im niečo poviete. Posledné, čo musíte urobiť, je poskytnúť telemarketingom príliš veľa informácií! Ak sú podozrivé alebo nechcú povedať, kým sú, nezabudnite, že s nimi nemusíte hovoriť.