Ako napísať potvrdzujúci list

Obsah

• stupňa
• 1. časť Napíšte potvrdzovací list
• Časť 2 Znovu si prečítajte potvrdzovacie písmeno

Potvrdzovací list je list, ktorý sa zasiela na potvrdenie podrobností, ako je ústna dohoda, menovania a pohovory. Môže tiež potvrdiť rezerváciu alebo dojednanie cesty, odpovedať na pozvanie alebo prijať rôzne predmety alebo služby. Musí byť stručný a ľahko písateľný v jednoduchom formáte.

stupňa

1. časť Napíšte potvrdzovací list

1. 
   

   
   Použite písmeno so záhlavím. Potvrdzovacie listy musia byť napísané na hlavičkovom papieri, ak sa týkajú profesionálnych otázok. Toto im dáva formálnejší aspekt a robí z nich úradné obchodné dokumenty. Hneď nad pozdravom doplňte celé meno a adresu príjemcu listu. Zahŕňa to meno osoby, do ktorej píšete, presný názov, oddelenie, ku ktorému patria, alebo spoločnosť, pre ktorú pracujú, ako aj ich obchodnú adresu.
   • Ak ide o osobnú tému alebo vy osobne odpovedáte na spoločnosť, použite správny formát. Svoju adresu si zapíšte vľavo hore a dátum vpravo hore. Preskočte riadok a potom napíšte adresný list príjemcu pod dátum.

2. 
   

   
   
   
   Začnite vhodným pozdravom. Keď posielate potvrdzujúci list, musíte použiť dobré meno a meno a titul osoby. Všeobecne akceptovaný formát je „Vážený pán, pani, slečna, Dr.“, za ktorým nasleduje priezvisko osoby.
   • Nehovorte žene „pani“, pokiaľ neviete, kto je ženatý.
   • Ak napíšete neformálnejšie a osobnejšie potvrdenie, môžete použiť krstné meno osoby.

3. 
   

   
   V prvom odseku potvrďte podrobnosti dohody. Dostaňte sa do podstaty veci. Nie je potrebné pridávať úvodné informácie ani zdvorilosť. V prvom odseku je uvedený prehľad podrobností toho, čo potvrdzujete. Môže to byť dátum, čas a miesto. Buďte konkrétni.
   • Tu je niekoľko bežných spôsobov, ako začať s týmito odsekmi: „Píšem na potvrdenie ...“, „Chcem potvrdiť ...“ alebo „Tento list potvrdzuje ...“
   • Ak posielate potvrdenie o prijatí predmetov, povedzte to v prvom odseku. Špecifikujte presným zoznamom položiek, ich množstvom a číslom objednávky. Začnite odsek písaním: „Som rád, že to môžem potvrdiť“ alebo „Dostal som ho s potešením“.

4. 
   

   
   
   
   Zadajte ďalšie podrobnosti. Či už v tom istom odseku alebo v druhom krátkom odseku, uveďte akékoľvek ďalšie podrobnosti, ktoré môžu byť relevantné. Potvrdenie môžu byť peňažné dohody, podmienky alebo čokoľvek iné. Tieto podrobnosti môžu zodpovedať aj za konkrétne úlohy alebo za úlohy, ktoré sa ešte len musia dokončiť.
   • Vždy by ste mali pamätať na podmienky, za ktorých ste sa dohodli, aby ste sa uistili, že nedôjde k nedorozumeniu. Pomôže to tiež objasniť, čo sa od vás očakáva.
   • Ak chcete, aby niekto prevzal zodpovednosť za úlohu, navrhnite, aby ste ju potvrdili po skončení dohody. Môžete uviesť, že musíte byť potvrdení písomne, telefonicky alebo e-mailom.
   • Potvrdzovacie listy sa nepoužívajú iba na potvrdenie stretnutia, dohody alebo prijatia predmetov: sú to tiež písomné stopy. Sú to dokumenty určené obom stranám a slúžia ako dôkaz korešpondencie. Pomáhajú pokryť obidve strany v prípade problému alebo nedorozumenia.

5. 
   

   
   Ak to potrebujete, požiadajte o ďalšie kroky. Posledný odsek by mal obsahovať riadok, ktorý nabáda príjemcu, aby vás v prípade potreby kontaktoval. Povedzte mu, aby poukázal na akýkoľvek problém, napríklad na žiadosť o objasnenie, nedorozumenie alebo obavy.
   • Tu je niekoľko príkladov: „Prosím, informujte, či potrebujete ďalšie informácie ...“ alebo „Prosím, odpovedzte, ak máte niečo pridať ...“

6. 
   

   
   Na záver list ďakujem. Uistite sa, že ste dokončili správne. Použite výraz ako „S pozdravom“, „Ďakujem“, „Zdravím“ alebo „S úctou“. Nižšie zadajte svoje meno a podpis. Používajte celé meno pre profesionálne listy.

Časť 2 Znovu si prečítajte potvrdzovacie písmeno

1. 
   

   
   Skontrolujte svoj list. Pred odoslaním s úradnými dokumentmi by ste si ich mali znovu prečítať, aj keď sú osobné. Toto je obzvlášť dôležité, ak sa týka profesionálnej dohody. Vyhľadajte preklepy, ak slová chýbajú, ak sa vyskytnú chyby syntaxe, interpunkčné chyby alebo iné problémy.
   • Pošlite bezchybný list, ktorý vás predstavuje ako zodpovedného profesionálneho pracovníka, ktorý sleduje detaily.

2. 
   

   
   Používajte správny papier a kvalitnú tlačiareň. Pri tlači listu používajte materiály spoločnosti vrátane hlavičkového papiera. Ak nepatríte do spoločnosti a nemáte materiály, vytlačte svoj list na kvalitný papier. Uistite sa, že tlačíte na tlačiarni, v ktorej sa minie atrament alebo toner.
   • Potvrdzovacie listy si vždy vytlačte, ak ich neodošlete e-mailom. Nikdy nesmiete písať profesionálny list ručne.

3. 
   

   
   Použite štandardné písmo a okraje. Pri písaní oficiálneho listu použite štandardné písmo, napríklad Times New Roman alebo Arial. Písmo musí mať veľkosť 12, nesmie byť tučné, kurzíva ani zvýraznené. Okraj by mal merať 2,5 cm na každej strane.
   • Pri úradných listoch musíte použiť formátovanie. To znamená, že písmeno musí mať jedno riadkovanie, že musíte preskočiť na riadok medzi každým odsekom a nevkladať dalinéa.

4. 
   

   
   Buďte struční a priami. Potvrdzovacie písmená sú krátke písmená. Musíte byť struční a odstrániť nepotrebné slová, frázy a informácie. Obsah sa musí prísne týkať podrobností, ktoré potvrdíte.

5. 
   

   
   Zachovajte profesionálny tón. Väčšina potvrdzovacích listov je krátka, takže ich tón je veľmi oficiálny a neosobný. Pomáha to sústrediť sa na potvrdené detaily a eliminuje zbytočnú zdvorilosť.
   • Ak napíšete osobné potvrdenie, list známemu alebo niekomu, s kým máte menej formálny vzťah, môžete si ho trochu prispôsobiť. Ak však máte pochybnosti, zostaňte v protokole.
   • Aj keď váš list musí zostať úradný, môžete prejaviť svoju vďačnosť alebo nadšenie. Napríklad, ak ste boli pozvaní na pracovný pohovor, môžete odpovedať a povedať: „Oceňujem, že ste mi dali príležitosť na pohovor pre túto prácu ...“ alebo „Na tento pohovor sa skutočne veľmi teším ...“

6. 
   

   
   Vedieť, kedy poslať svoj list. Existuje mnoho dôvodov, prečo by ste mohli poslať potvrdzujúci list. Bežné dôvody potvrdzujú dátumy schôdzí, stretnutí, rozhovorov, konferencií alebo akýchkoľvek iných udalostí. Tu sú niektoré ďalšie bežné situácie, v ktorých môžete poslať jednu:
   • keď ponúkate prácu
   • keď prijmete prácu
   • keď dostanete objednávku
   • keď dostanete stav svojej pozície
   • počas dojednania cesty
   • keď dáte povolenie
   • keď potvrdzujete prítomnosť