Ako napísať správu

Obsah

• stupňa
• Časť 1 Príprava
• Časť 2 - Zapisovanie poznámok počas schôdzky
• 3. časť Písanie zápisníc
• Časť 4 Používanie šablón zápisníc zo schôdzí

Boli ste zvolení alebo vymenovaní za tajomníka výboru. Blahoželáme! Už ste si však urobili poznámky, pripravili a pripravili zápisnice? Či už používate pravidlá kódu postupu pri poradných zhromaždeniach, ako je Robertsov poriadok alebo Morinov zákon, alebo si svoje zápisnice vypracovávate vlastným spôsobom, budete musieť postupovať podľa určitých metód, aby ste dosiahli dokonalosť.

stupňa

Časť 1 Príprava

1. 
   

   
   Oboznámte sa s postupmi schôdzky vašej spoločnosti. Ak tajomník musí vypracovať formálnu správu, je lepšie zistiť, aký postup sa má uplatniť, konkrétne Kód Morin alebo iný. V menej formálnom prostredí určte, čo treba uviesť v zápisnici a ako sa použijú.
   • Ako spravodajca nemusíte poznať všetky rokovacie poriadky. Bolo by však užitočné mať k dispozícii kópiu kódexu alebo požiadať prezidenta o konkrétnu odpoveď na akékoľvek otázky.
   • Oboznámte sa so svojou úlohou. Niektorí spravodajcovia nezasahujú priamo do diskusií, zatiaľ čo iní si počas účasti na diskusii robia poznámky. V obidvoch prípadoch nesmie sekretárka zohrávať inú dôležitú úlohu, napríklad stoličku alebo sprostredkovateľa.

2. 
   

   
   
   
   Pripravte si model. Zápisnica zo schôdze má takmer podobný obsah. Šablóna vám umožňuje štandardizovať prezentáciu vašich zápisov pre ľahkú kontrolu. Môžete si tiež stiahnuť ukážkové šablóny minút. Ponechajte dostatok miesta pre aspoň položky uvedené nižšie.
   • Názov organizácie.
   • Druh stretnutia. Existuje pravidelné výročné alebo týždenné zasadnutie, malá schôdza výboru alebo schôdza, ktorá sa vyžaduje na osobitný účel?
   • Dátum, čas a miesto. Ponechajte priestor na zaznamenanie času začiatku a konca relácie.
   • Meno predsedu alebo moderátora zasadnutia a meno tajomníka alebo náhradníkov.
   • Zoznam účastníci a ospravedlnenie neprítomné, V skutočnosti je to prezenčná listina. Upozorňujeme, že ak je dosiahnuté uznášaniaschopnosť, tj ak je počet darčekov minimálny požadovaný na hlasovanie.
   • Zanechajte miesto na podpis. Ako sekretárka budete musieť svoju prácu vždy podpísať. Po schválení zápisnice môže byť potrebný ďalší podpis, záleží to však na postupoch vašej spoločnosti.
   • Prípadné poradie dňa. Ak ste program nenapracovali sami, požiadajte predsedu alebo moderátora o stretnutie, aby vám dal kópiu, ktorá bude užitočná pri usporiadaní vašich poznámok.

3. 
   

   
   
   
   Majte so sebou notebook alebo laptop. Uistite sa, že ste s vybavením spokojní. Ak často píšete minúty, na tento účel máte laptop alebo si vytvorte priečinok v počítači.
   • Ak ste pripravili zápisnicu z predchádzajúcej schôdze a nebola predložená na schválenie, určite sa umyte.
   • Páskový magnetofón vám pomôže napísať zápis neskôr, nenahradí však zapisovanie poznámok. Ak počas rokovania zaznamenáte rokovania, uistite sa, že všetci prítomní súhlasia. Odolajte pokušeniu reprodukovať výroky účastníkov za slovo.
   • Ak sa naučíte stenografiu, budete si robiť poznámky rýchlejšie, ale nebudete musieť reprodukovať všetko, čo účastníci hovoria, aby napísali svoje zápisnice. V skutočnosti sa tomu musíte vyhnúť.
   • Ak ste vyzvaní, aby ste robili poznámky verejne, použite spätný projektor alebo flipchart. Usporiadajte si poznámky starostlivo, aby ste si ich mohli ľahko zapísať.

Časť 2 - Zapisovanie poznámok počas schôdzky

1. 
   

   
   Distribuujte pracovný výkaz. Hneď ako sú všetci k dispozícii, rozosielate hárok alebo viac, ak je ich veľa. Používajú ho všetci na napísanie mena a kontaktných informácií. Tento zoznam sa použije na vyplnenie časti zápisnice vyhradenej na zaznamenanie mien osôb, ktoré sa zúčastnili na schôdzi. K zápisnici môžete pripojiť aj samotný hárok.
   • Ak nepoznáte väčšinu prítomných ľudí, zostavte plán stola a vyplňte ho, keď požiadate všetkých, aby sa predstavili. Počas písania poznámok majte zoznam po ruke, aby ste v prípade potreby mohli zavolať podľa mena.

2. 
   

   
   Naplňte svoj model na maximum. Do otvorenia zasadnutia uveďte názov organizácie, dátum a miesto a typ zasadnutia, napr. „Týždenné zasadnutie predstavenstva, mimoriadne zasadnutie výboru atď.“. ". Na začiatku stretnutia si poznamenajte čas.
   • Ak nemáte šablónu, napíšte tieto informácie na začiatok poznámok.
   • Ak bolo stretnutie zvolané na konkrétny účel alebo v osobitný čas, uschovajte si kópiu oznámenia, ktoré bolo zaslané účastníkom. Budete ho musieť priložiť k zápisnici po jej napísaní.

3. 
   

   
   Napíšte výsledok prvého návrhu. Väčšina oficiálnych stretnutí sa začína návrhom na prijatie predbežného programu. Tento prvý krok bude slúžiť ako príklad na ilustráciu postupu. Ak schôdza začína iným návrhom, nezabudnite zaznamenať rovnaké relevantné informácie.
   • Presná časť návrhu, ktorá sa začína slovom „Navrhujem“. Zvyčajne to znamená „Navrhujem prijatie tohto programu. "
   • Meno autora návrhu.
   • Výsledok hlasovania. Ak je hlas pozitívny, napíšte „vyhovel návrhu“.
   • Ak nemôžete presne reprodukovať dlhé návrhy, môžete požiadať, aby boli predložené písomne. Ak ide o opakujúci sa problém, požiadajte o zahrnutie tejto požiadavky do úradného postupu pre návrhy, ktoré presahujú určitý počet slov.
   • Ak ste vypracovali program rokovania, môžete byť sponzorom návrhu a zároveň byť tajomníkom schôdze. Je to perfektné, pokiaľ zostanete objektívni, pretože nie je nekompatibilné zahrnúť do zápisnice svoje vlastné činy.

4. 
   

   
   Uložte ostatné návrhy predložené počas stretnutia. Postupujte opatrne, ale nezaznamenajte ich do zápisnice, pokiaľ nie je uvedené inak! Keď sa predloží nový návrh, zaznamenajte príslušné informácie.
   • Pamätajte, že každý návrh by mal obsahovať podmienky samotného návrhu, meno autora a výsledok hlasovania.
   • Niektoré návrhy si pred hlasovaním vyžadujú podporu iného účastníka. Napríklad, ak niekto povie „Podporte návrh,“ zaznamenajte meno tejto osoby do zápisnice ako spoluautor návrhu.
   • Ak nepoznáte meno sponzora návrhu alebo ho potrebujete znovu vypočuť, zastavte stretnutie zdvorilo a položte otázky. Presné zaznamenávanie informácií je dostatočne dôležité na odôvodnenie tohto malého prerušenia.
   • Ak sa návrh zmení, jednoducho zopakujte znenie poznámok. V zápisnici nie je potrebné uviesť, že návrh bol zmenený a doplnený, pokiaľ nedošlo k sporu o pozmeňujúcom a doplňujúcom návrhu, ktorý spôsobil dlhú rozpravu.

5. 
   

   
   Vypočujte si prezentáciu správ a požiadajte o kópie. Vždy, keď sa správa, informačný bulletin alebo podobný dokument prečíta nahlas, uveďte názov správy a meno osoby, ktorá ju prečíta, alebo meno podvýboru, ktorý ju napísal. Ak je k nemu pripojený pohyb, uložte ho rovnako ako pri akomkoľvek inom pohybe.
   • Najlepšie je však získať kópiu dokumentu na konci schôdze. Predložte poznámku rečníkovi alebo stoličke, aby ste dostali túto kópiu. K zápisnici potom, čo bola napísaná, pripojíte kópiu každej správy.
   • Ak kópia nie je k dispozícii, poznamenajte si, kde sa nachádza originálny dokument. Možno budete musieť požiadať o tieto informácie po stretnutí.
   • Ak účastník namiesto čítania dokumentu urobí ústnu správu, napíšte zhrnutie svojho prehlásenia. Nechoďte do detailov a nereprodukujte slová hovoriaceho.

6. 
   

   
   Zaznamenajte vykonané alebo pridelené akcie. Toto zahŕňa overenie vykonávanie rozhodnutí z predchádzajúceho zasadnutia a vykonávanie nových akcií. Bol niekto poverený písaním listu? Uveďte mená ľudí, ktorých sa to týka, a akcie, ktoré sa im pripisujú.
   • V závislosti od stupňa formality vášho stretnutia môžu byť mnohé z týchto akcií súčasťou návrhy, Pri menej formálnych stretnutiach budete musieť venovať pozornosť rozhodnutiam, ktoré neboli jasne formulované.
   • Stručne uveďte dôvody rozhodnutia, ak existujú.

7. 
   

   
   Zaznamenajte všetky procedurálne a procesné body. Pri každej námietke proti konaniu je potrebné vziať do úvahy celú námietku a zásadu, na ktorej je založená, ako aj úplné rozhodnutie predsedu.
   • Nezabudnite uviesť odkazy na kódex postupu, bez ohľadu na to, či uplatňujete stanovy alebo protokol organizácie.

8. 
   

   
   Vedieť, kedy písať zhrnutia diskusií. Bude to potrebné urobiť len na základe jasne stanovenej žiadosti. Oficiálne správa odráža to, čo bolo skutočnosť a nie to, čo bolo povedal , Musíte však vziať do úvahy jedinečné požiadavky vašej organizácie.
   • Tým, že si poznámky, snažte sa byť objektívny, bez ohľadu na okolnosti. Napíšte konkrétne body a nie pocity. Minimalizujte použitie prídavných mien a prísloviek. Vaším cieľom je napísať suchý, faktický a niekedy bez chuti dokument!
   • Zhrnutie diskusií by nemalo byť nominatívne. Vyvarujte sa preto uvádzaniu mien rečníkov v diskusiách. Toto je obzvlášť dôležité, keď počas rozhorčenej rozpravy by bezohľadný rečník urazil citlivosť niektorých.

9. 
   

   
   Zatvorte na konci schôdze. Zaznamenajte si čas prerušenia schôdze. Nezabudnite si vyzdvihnúť všetky kópie správ alebo pripomenúť ľuďom, aby vám ich poslali.
   • Skontrolujte svoje poznámky, aby ste sa uistili, že je všetko jasné a na nič ste nezabudli. Nastal čas položiť otázky pred odchodom účastníkov.

3. časť Písanie zápisníc

1. 
   

   
   Začnite písať čo najskôr. Najlepšie je opísať zápisnicu ihneď po stretnutí, pokiaľ sú udalosti stále čerstvé v pamäti.

2. 
   

   
   Poznámky z schôdzky môžete zadať pomocou počítača. Možno ste to už urobili, ak ste si počas relácie vzali poznámky na prenosný počítač. Uložte si poznámky a začnite nový dokument. Môžete ich porovnať s minútami umiestnením vedľa seba.

3. 
   

   
   Poznámky jasne prezentujte v odsekoch. Každý nový návrh, nové rozhodnutie alebo procedurálna námietka by sa mali riešiť v samostatnom odseku. Počas operácie skontrolujte, či:
   • dodržali ste pravidlá pravopisu a gramatiky, aj keď v prípade potreby používate korektor pravopisu,
   • ste použili rovnaký čas v celom e, či už v minulosti alebo v súčasnosti, ale bez toho, aby ste v jednom dokumente prešli z jedného času na druhý,
   • ste objektívny, inými slovami, váš názor by sa nikdy nemal objaviť v zápisnici, pretože sa snažíte vytvoriť objektívny dokument, ktorý je určený všetkým,
   • použili ste jednoduchú a presnú slovnú zásobu a neurčité výrazy ste nahradili vhodnými slovami a vyhli ste sa používaniu kvetinových výrazov,
   • spomenuli ste iba kroky, ktoré ste podnikli, a nie rozpravy, ibaže by ste boli požiadaní o ich zaznamenanie, pretože by ste sa mali zamerať na to, čo bolo skutočnosť a nie na tom, čo bolo povedal,
   • stránky ste očíslovali kvôli prehľadnosti.

4. 
   

   
   Distribúciu kópie návrhu vašej zápisnice členom. Zašlite kópiu každému členovi pomocou kontaktných informácií v časovom pláne. Ak nemáte kontaktné informácie, sprostredkovateľ stretnutí by mal byť schopný vám ich oznámiť.

5. 
   

   
   Nechajte si schváliť zápisnicu zo schôdze. Môže sa od vás požadovať, aby ste si ju na nasledujúcej schôdzi prečítali nahlas a predložili ju na schválenie. Ak sa návrh prijme, nezabudnite, že zápisnica bola prijatá.
   • Ak je správa pred schválením zmenená a doplnená, urobte zmeny a na konci dokumentu poznamenajte, že bola zmenená bez toho, aby ste opísali vykonané zmeny.
   • Ak sa návrh na zmenu a doplnenie podá po schválení zápisnice, uveďte presný obsah návrhu a rozhodnutie o jeho prijatí alebo zamietnutí.

Časť 4 Používanie šablón zápisníc zo schôdzí

1. 
   

   
   Navštívte web, ktorý ponúka ukážkové zápisnice zo stretnutí. Tieto šablóny vám ušetria čas a vyhýbajú sa chybám.

2. 
   

   
   Nájdite si čas na kontrolu svojich stránok. Využite možnosti, ktoré ponúka každý z nich, aby ste našli model, ktorý vám vyhovuje.
   • Ak potrebujete konkrétny typ modelu, napríklad aktuálny alebo štandardný model, vykonajte prieskum a stiahnite si vybraný model kliknutím na tlačidlo „stiahnuť“ alebo „použiť šablónu“. Uistite sa, že je uložený na ľahko dostupnom mieste, aby ste ho nestratili.

3. 
   

   
   Prístup k súboru. Po dokončení sťahovania súbor rozbaľte a otvorte v priečinku „Microsoft Word“ alebo „Excel“. Pre ľahkosť a kvalitu používajte najnovšiu verziu programu Microsoft Word. Aktualizácia softvéru vám uľahčí prácu a umožní vám používať nové funkcie.

4. 
   

   
   Do záhlavia pridajte logo svojej spoločnosti a symbol autorských práv. Odstráňte vzorové logo zo šablóny a nezabudnite si prečítať podmienky používania webu sťahovania. Nechcete sa ocitnúť pred právnymi problémami, však?

5. 
   

   
   Zmeňte názov. V oblasti názvu zvýraznite slová „názov stretnutia“ a zadajte skutočný názov svojej zápisnice.

6. 
   

   
   Zmeňte prezentáciu dokumentu (voliteľné). Aby bol váš model atraktívnejší, môžete zmeniť farby alebo zvoliť inú tému. Je to jednoduché: nájdite kartu „rozloženie“ a kliknite na časť „farby a motívy“. Týmto spôsobom môžete zmeniť vzhľad svojho modelu a dokonca si vybrať farby, ktoré zodpovedajú logu vašej spoločnosti.

7. 
   

   
   Zadajte titulky sekcií. Mali by ste vyplniť niekoľko polí. Možno budete potrebovať viac polí alebo radšej zmeniť e. Prispôsobte ich podľa svojich potrieb.

8. 
   

   
   Uložte šablónu do svojho notebooku. Môžete ich teda použiť počas relácie na písanie minút. Ak budete naďalej používať „Microsoft Office“, všetko pôjde rýchlejšie a ľahšie a budete môcť stretnutie sledovať s väčšou organizáciou a presnosťou ako predtým. Prípadne môžete vytlačiť šablónu, aby ste si mohli písať rukou písané poznámky, ale uistite sa, že máte dostatok miesta na napísanie potrebných informácií.

9. 
   

   
   Skontrolujte svoj model. Blahoželáme! Váš model prehľadu je hotový. Vaša produktivita a presnosť by sa mala exponenciálne zlepšiť teraz, keď máte model, ktorý chcete sledovať, ktorý vám pomôže usporiadať vaše nápady. Ako pri každom projekte, aj v prípade podrobností o vašom modeli zistite nepresné alebo chýbajúce položky. Akonáhle je všetko v poriadku, môžete ho použiť na nasledujúcich schôdzach.