Ako zostaviť rozvrh

Obsah

• stupňa
• 1. časť Zapíšte si najdôležitejšie každodenné úlohy
• 2. časť Vytvorenie harmonogramu
• 3. časť Optimalizácia harmonogramu

Väčšina ľudí dnes vedie hektický životný štýl. Preto je dôležité vedieť, ako dobre zorganizovať svoj čas. Čas je jediný zdroj, ktorý nemôžeme kúpiť za peniaze. A predsa ju mnohí z nás v tom istom čase optimalizujú alebo zbytočne nestratia. Časový plán vám umožní prevziať kontrolu nad dňom od jednej hodiny do druhej. Dobrý program vám navyše pomôže pri dosahovaní veľkých a malých cieľov, ktoré ste si sami stanovili.

stupňa

1. časť Zapíšte si najdôležitejšie každodenné úlohy

1. 
   

   
   Zoznam všetkých vašich každodenných aktivít. Nezáleží na tom, či je váš zoznam v chronologickom poradí alebo nie. Tento prvý návrh je iba brainstorming a nie zoznam vecí, ktoré je potrebné urobiť v poriadku. Trvá asi 1 hodinu, kým si zapíšete všetky úlohy, ktoré musíte robiť každý deň (a všetky veci, ktoré by ste mali robiť, ale nerobte).
   • Ak máte problémy so zapamätaním si všetkého, čo robíte každý deň, uschovajte si malý zápisník a zapíšte si všetky svoje každodenné činnosti.

2. 
   

   
   
   
   Zapíšte si dôležité a menej dôležité úlohy. Keď začnete brainstorming, nepovažujte žiadnu aktivitu za príliš zanedbateľnú. Či je úloha dôležitá alebo nie, musíte to urobiť. V skorom časovom pláne je lepšie zahrnúť všetky vaše aktivity a v prípade potreby vykonať niektoré zmeny neskôr.
   • Ak musíte psa vziať ráno a večer, zapíšte si ho.

3. 
   

   
   Opýtajte sa sami seba na svoje aktivity. Aké úlohy musíte urobiť, aby ste sa mohli sami nakŕmiť? Aké úlohy musíte urobiť, aby ste každý deň pracovali? Ako organizujete, aby niekto vyzdvihol vašu dcéru v škole?
   • Určite budete prekvapení, keď objavíte všetky malé úlohy, ktoré musíte vykonať, aby ste mohli prevziať svoje najväčšie zodpovednosti. Nenechajte sa však odradiť: svetlo je na konci tunela. Rozvrh vám umožní identifikovať úlohy a výklenky, ktoré nie sú alebo nie sú veľmi produktívne. Potom môžete pracovať na ich odstránení kedykoľvek a kdekoľvek.

4. 
   

   
   
   
   Analyzujte svoj zoznam. Ak si uvedomíte, že máte málo alebo vôbec žiadny voľný čas, prečítajte si zoznam úloh a zistite, či sú skutočne potrebné všetky. Môžete zistiť, že by ste mohli niektoré svoje povinnosti prevziať efektívnejšie alebo ich delegovať na iných ľudí.
   • Ak zistíte, že varíte príliš veľa, môžete sa opýtať svojho suseda (alebo suseda), či by bol ochotný zdieľať prípravu niektorých jedál? Dalo by sa dohodnúť na jedlách, ktoré sa vám páčia, a variť raz alebo dvakrát týždenne.

2. časť Vytvorenie harmonogramu

1. 
   

   
   Otvorte nový pracovný hárok v programe Microsoft Excel alebo podobnom softvéri. Zarezervujte prvý ľavý stĺpec v čase a horný riadok v dňoch v týždni.

2. 
   

   
   Priradiť úlohy k príslušným harmonogramom. Začnite s činnosťami, ktoré musíte robiť každý deň v rovnakom čase. Použite analýzu, ktorú ste už urobili, aby ste tieto úlohy urobili čo najlepšie. Nezabudnite si rezervovať jednu alebo viac prestávok počas dňa.

3. 
   

   
   Dajte si viac času na vykonávanie svojich aktivít. Spravidla postačujú sloty jednej hodiny. Možno však budete potrebovať 90 minút alebo dokonca dve hodiny na dokončenie určitých úloh, pretože môže trvať určitý čas, kým sa sústredíte na to, čo musíte urobiť. Nezabudnite si vyhradiť sloty na 30 minút. Nespadajú do rovnakej pasce ako mnoho iných ľudí: nemajú príliš tesný rozvrh.
   • Ak chcete vytvoriť dlhšie sloty, môžete zlúčiť viacero buniek.

4. 
   

   
   Buďte flexibilný. Je niekedy ťažké poznať čas potrebný na dokončenie každej úlohy. Flexibilný harmonogram vám umožní v prípade potreby predĺžiť alebo skrátiť trvanie vašich aktivít. Zohľadnite prekážky pridaním niekoľkých ďalších minút na dokončenie vašich úloh.
   • Buďte opatrní: nepoužívajte svoje chvíle relaxácie ako medzery v "medzipamäte", tj sloty, ktoré môžete použiť aj na dokončenie úlohy, ktorá nebola dokončená v očakávanom čase. Momenty relaxácie nie sú luxusné.Dajte im rovnaký význam ako každá iná aktivita.

5. 
   

   
   Vytlačte tabuľku. Pravdepodobne bude užitočné vytlačiť niekoľko kópií. Jeden položte na chladničku, jednu do svojej izby a jednu do svojej kúpeľne. Zvýraznite alebo zvýraznite dôležité činnosti.

6. 
   

   
   Použite farebný kód. Na identifikáciu každej oblasti vášho života použite značky rôznych farieb. Napríklad by ste mohli použiť žltú pre prácu, červenú pre telesné cvičenie, modrou pre školu atď. Rýchly pohľad vám umožní mať dobrý prehľad o dennom programe. Napríklad, ak vidíte veľa modrej, okamžite budete vedieť, že ste v súčasnosti preťažení školskými aktivitami.

3. časť Optimalizácia harmonogramu

1. 
   

   
   Analyzujte energiu, ktorú máte ráno. Väčšina ľudí analyzuje veci lepšie a ráno majú lepšiu kreativitu. Ich postupnosť sa však v priebehu dňa znižuje. Ak je to váš prípad, naplánujte činnosti, ktoré si vyžadujú vašu koncentráciu a vaše ráno. Napríklad sa môžete rozhodnúť popísať ráno.
   • Je však tiež možné, že väčšinu svojej tvorivej práce budete robiť večer. Nie je zlý čas robiť veci. Vaším cieľom je vytvoriť efektívny rozvrh, ktorý vyhovuje vašim potrebám a osobnosti.

2. 
   

   
   Analyzujte energiu, ktorú máte poobede. Ak ste ako väčšina ľudí, nemáte popoludní určite toľko energie. V takom prípade ho využite na vykonávanie opakujúcich sa a nudnejších úloh. Hovoríme tu o činnostiach, ktoré si nevyžadujú hlbokú reflexiu alebo intenzívnu koncentráciu. Použite napríklad toto časové obdobie na objednávanie schôdzok, na pár stretnutí alebo na odpovedanie na krátke e-maily atď.

3. 
   

   
   Analyzujte energiu, ktorú máte večer. Veľa ľudí si večer užíva pri príprave a organizovaní aktivít nasledujúceho dňa. Nasledujúci deň by ste si mohli pripraviť obedný kôš, vybrať a zobrať si oblečenie, ktoré nosíte, tráviť čas upratovaním svojho domu alebo sa zbaviť vecí, ktoré už nepotrebujete.

4. 
   

   
   Vytvárajte dobré návyky, aby ste dosiahli svoje ciele. Napríklad sa rozhodnite stráviť 30 minút denne prácou na románe, skladovaním garáže alebo učením záhradníctva. To vám umožní každý deň trochu pracovať na dosahovaní vašich cieľov a rozvíjať dobré návyky na ich dosiahnutie. Určite budete v "autopilote". Podľa definície sa všetky veci, ktoré robíte pravidelne, či už dobré alebo zlé, stanú zvykom.

5. 
   

   
   Otestujte si svoj rozvrh. Vyhovuje ti to? Naprogramovali ste svoje aktivity logicky? Je potrebné urobiť nejaké zmeny? Zmeňte to, čo je zlé tým, že preskúmate jednotlivé veci. Nečakajte preto na víkend alebo koniec mesiaca. Postupne každé dva alebo tri dni premýšľajte o vykonaní potrebných úprav, až kým nebudete mať pocit, že váš plán je pre vás ten pravý. Každý mesiac ho možno budete musieť znova vidieť a urobiť malé alebo veľké zmeny. Jediná vec, ktorú si môžeme v živote absolútne byť istá, je, že sa veci menia.