Ako organizovať svoju kanceláriu

Obsah

• stupňa
• 1. časť Vyprázdnite kanceláriu
• Časť 2 Usporiadanie kancelárie
• Časť 3 Podpora účinnosti

Ako sa často hovorí, „chaotický stôl je znakom neusporiadaného ducha“. Udržiavanie čistého a organizovaného pracovného priestoru bude mať neuveriteľný vplyv na vašu produktivitu, zameranie a schopnosť nájsť všetko, čo potrebujete. Po vyčistení neporiadku na vašom stole vás možno prekvapí vaša efektívna práca. Všetko, čo potrebujete, je trochu času, disciplína vyhodiť veci, ktoré nepotrebujete, a systém, ktorý zaistí, aby sa všetko hodilo.

stupňa

1. časť Vyprázdnite kanceláriu

1. Začať na nule. Uľahčí sa vám organizácia, ak začnete s prázdnou kanceláriou. Odstráňte z neho všetko. Vyberte predmety zo zásuviek (ak existujú). Položte všetko na samostatný stôl alebo na podlahu, aby ste ich mohli triediť neskôr. Po odstránení všetkých vecí z kancelárie bude ľahšie predstaviť si, ako ich chcete usporiadať.
   • Pravdepodobne to bude trvať dlhšie, kým si vyriešite veci, ktoré sú na stole, a rozhodnú sa, ktoré z nich vyhodiť.

2. 
   

   
   Vyčistite kanceláriu zhora nadol. Užite si dôkladné vyčistenie prázdnej kancelárie. Prach a utrite povrch pomocou čističa na niekoľko povrchov. Ošetrené škvrny a škrabance na drevených doskách ošetrite. Po dokončení bude vyzerať nový.
   • Pred začatím čistenia sa uistite, že ste z kancelárie odstránili všetko. V opačnom prípade budete musieť vyčistiť bazár.

3. 
   

   
   
   
   Zlikvidujte staré veci, ktoré nepoužívate. Vezmite všetky veci, ktoré máte mimo svoju kanceláriu, a rozdeľte ich na dve hromady: jednu pre veci, ktoré vyhodíte do koša, a pre veci, ktoré chcete zachovať. Nehýbte sa. Zbavte sa čo najviac nepotrebných vecí, až kým vám nezostanú holé náležitosti. Týmto spôsobom bude jednoduchšie udržiavať váš stôl čistý.
   • Ľudia sú často pripútaní k objektom, ktoré nepoužívajú a na ktoré nie sú zvyknutí. Keď budete hotoví, porazte zbytočné podnikanie, aby vám poskytol viac pokoja.
   • Pri upratovaní kancelárie nezabudnite vyhodiť odpadky, ktoré nájdete. Môžu tiež počítať s veľkou časťou poruchy.

   
   

   
   Aktualizujte svoj priestor. Zoznámte sa so svojím stolom a nájdite všetko, čo je zastarané. Patria sem kalendáre z minulých rokov, e-maily, na ktoré ste odpovedali alebo na ktoré ste neodpovedali, a dokonca aj staré fotografie. Nahraďte tieto objekty aktualizovanými verziami. Vyhoďte ich do koša alebo ich uložte na špeciálne miesto. Všetko na vašom stole musí byť nové a pripravené na použitie.
   • Máte právo držať sa vecí, ktoré majú sentimentálnu hodnotu. Ak máte starú fotografiu, darček alebo suveníry, ktoré chcete zachovať, uložte ich na bezpečné miesto a nenechajte ich hromadiť na stole.

Časť 2 Usporiadanie kancelárie

1. 
   

   
   
   
   Zmeňte rozloženie svojej kancelárie. Teraz je čas položiť veci späť na stôl, ale nemusíte ich ukladať tam, kde boli. Premýšľajte o nových spôsoboch reorganizácie vašej kancelárie, aby ste využili priestor, ktorý máte. Môžete sa rozhodnúť umiestniť veci na svoje miesto, ale na opačnej strane kancelárie alebo si môžete zvoliť nové umiestnenie. Vytvorte usporiadanie, ktoré vám pomôže sústrediť sa počas práce.
   • Reorganizácia vašich vecí na stole je malá zmena, ktorá by však mala znamenať monotónnosť, ktorú pociťujete, keď si sadnete do práce, a vždy to isté vidíte na rovnakých miestach.
   • V Číne existuje dokonca umenie, ktoré sa venuje organizácii predmetov každodenného života. Toto je „feng shui“ a tieto terapeutické psychologické účinky boli dobre preukázané.

2. 
   

   
   Naplňte nové podnikanie. Chýba vám papier, ceruzky alebo sponky? Choďte do obchodu s kancelárskymi potrebami a vyberte si vybavenie, ktoré potrebujete. Vytvorte si zoznam, aby ste na nič nezabudli. Zamerajte sa na veci, ktoré často používate a majú tendenciu rýchlo dochádzať. Keď je čas pracovať, budete mať všetko, čo potrebujete.
   • Aj keď vám vaše pracovisko poskytuje všetky potrebné kancelárske potreby, mali by ste mať po ruke nejaké veci, ktoré patria vám (napríklad váš obľúbený typ pera vás môže spríjemniť).

3. 
   

   
   Zamyslite sa nad organizáciou vášho podnikania. Akonáhle budete mať dobrú predstavu o vzhľade, ktorý chcete dať svojej kancelárii, založte si tam svoju firmu, aby ste maximalizovali svoju produktivitu a zároveň odstránili akýkoľvek neporiadok. Napríklad si vyhradzujte prostrednú časť kancelárie pre svoj počítač a pritom si dajte pozor na dôležité predmety a dokumenty na dosah ruky. Okrem uľahčenia práce vám pomôže stratiť čas hľadaním svojich vecí, pretože sa logicky uložia.
   • Vaša intuícia bude zvyčajne najlepším sprievodcom, ktorý vám poradí, kde by ste mali zabaliť svoje veci. Ak hľadáte určité veci na určitých miestach, je to pravdepodobne najlepšie miesto na ich odloženie.

   
   

   
   Pridajte trochu štýlu. Vaším cieľom je získať čistú a usporiadanú kanceláriu, to však neznamená, že to musí byť nuda. Pridajte ozdobné prvky, aby ste získali väčšiu osobnosť. Niektoré fotorámčeky, malá socha alebo zábavný šálka kávy môžu priestor oživiť a urobiť ho teplejším.
   • Ak pracujete v krabici alebo v kancelárii, môžete priniesť nejaké predmety do domácnosti, aby ste bojovali s náladou práce.
   • Na stenu zaveste plagáty a plagáty, ktoré vás budú motivovať k tvrdej práci.

Časť 3 Podpora účinnosti

1. 
   

   
   Udržujte náležitosti na dosah ruky. Ak si uvedomíte, že sa často musíte pohybovať, aby ste dosiahli objekt, musíte sa uistiť, že je stále prístupnejší. Premýšľajte o krokoch, ktoré často robíte, aby ste niečo dosiahli na stole a usporiadali svoje veci podľa dôležitosti. Tento prístup uľahčí vyhľadanie a použitie vašej firmy.
   • Perá a ceruzky, papier, zápisníky, komunikačné zariadenia a digitálne príslušenstvo by sa mali skladovať na otvorených miestach alebo na miestach, kde sa k nim ľahko dostanete.
   • Oddeľte ceruzky a perá v šálke, aby ste ich udržali pri sebe a boli pripravené na použitie bez toho, aby zaberali príliš veľa miesta.
   • Spony a zošívačky nechajte v blízkosti tlačiarne alebo na miestach, kde manipulujete s dokumentmi.
   • Mohli by ste zarobiť až hodinu denne znížením času potrebného na nájdenie vecí v neporiadku vašej kancelárie.

2. 
   

   
   Položky, ktoré často používate, ukladajte na dosah ruky. Nepodstatné predmety, ktoré často používate, sa dajú uložiť do zásuviek, aby ste ich mohli kedykoľvek vybrať. Ukladajte vrchné zásuvky na veci, ktoré zaberajú miesto a na veci, ktoré často používate, ale nemusíte ich držať na stole.
   • Môžete napríklad zistiť, že na dokončenie svojej práce používate počítač, tablet alebo iné elektronické zariadenia častejšie ako perá alebo papier. V takom prípade sa tieto sekundárne materiály musia uchovávať na dosah ruky, aby na vašom stole zostali miesta pre vaše elektronické zariadenia.
   • Ak máte veľa menších položiek, môžete si kúpiť zásuvku pre svoje zásuvky. Prispôsobia sa priestoru v nich a majú priehradky rôznych veľkostí, aby boli všetky vaše veci viditeľné a dobre usporiadané.
   • Vytvorte si mentálny zoznam prioritných umiestnení každej veci. Ak položku často používate alebo je dôležité, aby ste ju mali stále po ruke, môžete ju nechať na stole. Ak to potrebujete iba z času na čas, môžete si ho bezpečne uložiť v zásuvke. Ak ho používate zriedka alebo sa nehodí na stôl, musíte si nájsť iné miesto, kde ho budete chcieť uchovať.

   
   

   
   Nepotrebné neporiadky ukladajte mimo kancelárie. Čokoľvek sa rozhodnete ponechať, ale ktoré často nepoužívate, musíte ho uložiť niekde inde, aby sa nezhromažďovali a neprekážali vám.Patria sem vaše osobné veci, občerstvenie, nápoje a pomôcky, ktoré používate iba zriedkavo. Písomné dokumenty by sa mali ukladať do priečinkov, ktoré ste usporiadali spolu v malom skrini, zatiaľ čo ostatné by sa mali ukladať do spodnej zásuvky alebo iného skrine, ak ich nebudete používať. Vyvarujte sa čo najväčšiemu ukladaniu vecí na stôl, s výnimkou tých, ktoré potrebujete.
   • Pokúste sa zvyknúť si ukladať veci po ich použití. V opačnom prípade budú mať tendenciu sa hromadiť na vašom stole alebo rýchlo dopĺňať svoje zásuvky, ak nebudete venovať pozornosť.

3. 
   

   
   Na svoje dokumenty použite poštový košík. Mali by ste investovať do poštového koša, aby ste si uľahčili prácu so všetkými dokladmi. Jedná sa o plytké viacúrovňové koše, ktoré vám umožňujú vybrať si jedno poschodie pre posledné dokumenty a druhé pre dokumenty, ktoré sa majú vrátiť, ako aj pre nezodpovedanú poštu alebo ktoré ste sa už vrátili. Uložením dokumentov do poštového koša, priečinkov a malej skrinky sa vyhnete rozpadávaniu svojho stola pod papiermi.
   • Poštový kôš alebo viac košov naskladaných na seba vám môžu pomôcť eliminovať neporiadok, ktorý vytvárajú dokumenty na vašom stole.
   • Objednajte si nákupný košík pre dokumenty, ktoré ste vyplnili alebo potrebujete vyplniť, ďalší e-mail pre poštu, na ktorú musíte odpovedať alebo už ste odpovedali atď.

4. 
   

   
   Majte kontrolu nad zdieľanou pracovnou oblasťou. Niektorí ľudia musia v práci používať zdieľanú kanceláriu alebo zdieľanú schránku, inak sa vaša kancelária môže nachádzať v blízkosti iných pracovísk, takže vám zostáva dosť obmedzený pracovný priestor. Stále môžete podniknúť kroky na ovládanie tohto zdieľaného priestoru.
   • Po prvé, musíte sa uistiť, že máte jasné limity na to, kto čo vlastní. Potom môžete začať organizovať svoju vlastnú sekciu maximalizáciou jej ukladania a efektivity.
   • Položte značku na svoje osobné veci a uložte ich vedľa miesta, kde sedíte. Identifikujte dokumenty, ktoré patria vám, a uložte ich do jednotlivých spojív, ktoré potom vložíte do zásuviek alebo do skrinky.
   • Rozhodnite sa o spoločnom priestore na uloženie vecí, ktoré zdieľate, aby sa porucha nemala pomalý vo vašom osobnom priestore.
   • Na uloženie svojich vecí noste tašku alebo uterák. Ak pracujete v zdieľanom priestore, možno nebudete môcť mať na stole a v zásuvkách toľko spotrebného materiálu a príslušenstva, koľko chcete.
   • Zvyknite si pravidelne skladovať a čistiť, aby ste udržali čistú vašu spoločnú kanceláriu alebo pracovisko. Čím viac ľudí je sústredených v uzavretom priestore, tým viac odpadu, dokumentov a porúch sa hromadí.

• Pri organizovaní vašej kancelárie v práci majte minimum osobných vecí a ozdôb. Čím viac objektov máte na pracovnej ploche, tým viac priestoru sa budete cítiť chaoticky a dezorganizovane.
• Uistite sa, že nájdete kancelársku stoličku, ktorá poskytuje dobrú podporu pre vaše chrbát. Ak nedržíte správne držanie tela, môže to ovplyvniť vaše zdravie a vašu náladu.
• Nastavte úložný systém, aby ste vždy vedeli, čo je už hotové, čo je potrebné dokončiť a čo môžete vyhodiť. Organizujte projekty na základe ich dôležitosti a pokroku.
• Uschovajte odpadový papier v blízkosti vašej kancelárie, aby ste ho ihneď zlikvidovali. Ak ho odložíte, budú sa hromadiť.
• Položte štítky na zásuvky, aby ste zistili, kde sú vaše veci, takže sa nemusíte všade pozrieť, kedykoľvek ich potrebujete.
• Nakupujte a používajte jednoduché úložné boxy, ktoré vám pomôžu spravovať neporiadok. Niektoré položky budete musieť mať pri sebe, kým ich niekde uložíte. Môžete ich umiestniť pod stôl, vedľa alebo dokonca do inej miestnosti.
• Ak sa vám páči drotár, môžete skúsiť vyrobiť si vlastné pomôcky na ukladanie pomocou jedinečných a prispôsobených materiálov.
• Ak nemáte na stole dostatok miesta na lampu, kúpte si jeden s kliešťami, ktoré pripevníte k okraju.
• Zbavte sa všetkých možných rozptýlení. Pomôže vám to tiež zostať duševne organizovaní.
• Kúpte si kartotéku, dierovač a oddeľovače, aby ste usporiadali svoje dokumenty.
• Ak máte na pracovnej ploche počítač, musíte súbory usporiadať. Mali by ste zvážiť aj čistenie vnútornej strany počítača a prenosného počítača.
• Pokúste sa mať poznámkový blok po ruke, ak chcete niečo napísať.

• Nezabudnite si pamätať, kde svoje veci ukladáte. Ak máte veľa nástrojov, modulov gadget alebo priečinkov, ktoré si musíte zapamätať, môžete si vytvoriť zoznam umiestnení všetkých vecí vo svojej kancelárii, ktoré vám pomôžu zostať v organizácii.
• Neporiadok na vašom stole zníži vašu produktivitu. Jednoducho a vo svojej práci budete efektívnejší.