Ako vyplniť potvrdenie

Obsah

• stupňa
• Časť 1 Vyplnenie dokladu
• Časť 2 Pochopenie lojality a kľúčových prvkov potvrdenky

Potvrdenie je písomné potvrdenie o prijatí, ktoré potvrdzuje, že bola obdržaná určitá suma peňazí alebo konkrétny tovar. Ak podnikáte alebo predávate, odporúčame vám dostať potvrdenie, ktoré môžete vy a váš kupujúci použiť na vedenie svojich účtov. Potvrdenie sa preto bude považovať za zmluvu medzi kupujúcim alebo predávajúcim a vami a umožní vám tiež sledovať rôzne vynaložené výdavky.

stupňa

Časť 1 Vyplnenie dokladu

1. 
   

   
   Nákup dokladov z uhlíkového papiera na urýchlenie procesu. Ak svoje doklady vyplňujete rukou, zvážte nákup bloku dokladov z uhlíkového papiera. Vďaka tomu, vyplnením potvrdenia, budete mať dve kópie, ktoré budú pripravené, jedna pre vás a druhá pre klienta.
   • Doklady z karbonového papiera sa často označujú a nesú informácie potrebné na prijatie hotovosti. Ak nie, predložia šablónu, ktorú môžete vyplniť jasne a správne.

2. 
   

   
   Vyplňte všetky ručne písané potvrdenky čiernym atramentovým perom. Aby bol váš účet čitateľný, musíte ho vyplniť pomocou čierneho pera. Potvrdenie musí byť trvalým záznamom, a preto sa musíte vyhnúť naplneniu ceruzkou alebo farebnými perami, ktoré môžu časom vyblednúť.
   • Pri ručnom vyplňovaní dokladu nezabudnite opísať tenký a čitateľný text, aby bol ľahšie čitateľný. Ak používate doklady z uhlíkového papiera, počas písania stlačte špičku pera, aby sa atrament objavil v druhej alebo tretej kópii.

3. 
   

   
   
   
   Použite pečiatku. Môžete použiť tlačenú pečiatku od vašej spoločnosti alebo predtlačené prázdne potvrdenky s názvom vašej spoločnosti. Ak chcete účtenkám dať formálnejší charakter, musíte pripevniť pečiatku svojej spoločnosti. Máte tiež možnosť použiť predtlačené potvrdenky, ktoré nesú logo a názov vašej spoločnosti. Zákazníkovi to jasne oznámi, že výrobky pochádzajú od vašej spoločnosti alebo spoločnosti a je to užitočná referencia, ak sa má potvrdenie v budúcnosti použiť.

4. 
   

   
   Integrujte všetky potrebné informácie pre príjmy z predaja. Či už vyplníte potvrdenie rukou alebo si vytvoríte kópiu v dokumente v počítači, musíte sa uistiť, že ste zahrnuli základné prvky, ako napríklad:
   • podrobnosti o predajcovi
   • podrobnosti o kupujúcom
   • dátum uskutočnenia transakcie
   • podrobnosti o produkte
   • suma transakcie
   • spôsob platby
   • podpis predávajúceho a podpis kupujúceho

5. 
   

   
   
   
   Uistite sa, že máte všetky informácie. Skontrolujte, či máte všetky informácie potrebné na potvrdenie o nájme. Nájomca je povinný získať nájomné, ak ten platí v hotovosti alebo bankovým šekom a chce tieto platby sledovať. Je tiež užitočné pre prenajímateľa, pretože slúži ako dôkaz o vybranom nájomnom. Niektoré krajiny okrem toho požadujú, aby prenajímatelia vydávali nájomcom nájomné. Ak sa snažíte nájomcovi alebo prenajímateľovi vystaviť nájomné, musíte sa ubezpečiť, že obsahuje základné informácie uvedené nižšie:
   • celková suma zaplateného nájomného
   • dátum uskutočnenia platby
   • celé meno nájomcu
   • celé meno vlastníka
   • adresa nájomného bývania
   • doba platenia nájomného
   • použitý spôsob platby (šek, hotovosť atď.)
   • podpis nájomcu a podpis vlastníka

6. 
   

   
   Nezabudnite si vytlačiť kópiu účtenky zadarmo. Ak chcete pre svoju spoločnosť alebo firmu vytvoriť tlačené potvrdenky, uvedomte si, že existuje niekoľko kópií potvrdení, ktoré sú voľne dostupné na internete. Stačí ich vytlačiť a označiť menom vašej spoločnosti, aby ste ich prispôsobili pre svoje každodenné transakcie.

Časť 2 Pochopenie lojality a kľúčových prvkov potvrdenky

1. 
   

   
   Pochopte platnosť potvrdenky. Príjmy sú veľmi dôležité, pretože vám umožňujú sledovať vaše príjmy na daňové účely. Uschovajte si všetky svoje príjmy, najmä ak podnikáte, pretože budete musieť zdôvodniť svoje výdavky vo svojich daňových príjmoch. Ak ste zodpovední za spoločnosť, budete stále musieť vystaviť potvrdenie svojim zákazníkom a väčšina spoločností vám poskytne potvrdenie o vašich nákupoch.
   • Keď kupujete drahé veci alebo ponúkajú drahé služby, je absolútne dôležité, aby ste dostali potvrdenie. V skutočnosti je to preventívne opatrenie, aby v prípade právnych problémov týkajúcich sa transakcie mohli obe strany preukázať prijatie ako dôkaz na súde.

2. 
   

   
   Nezabúdajte, že zvyčajne existujú štyri typy potvrdení. Teoreticky by ste mohli vyplniť účtenku za takmer každú uskutočnenú transakciu, či už ide o váš nájom, terénne úpravy alebo zrážky. Vo všeobecnosti existujú štyri typy potvrdení, ktoré vám budú vystavené aspoň raz pri predaji alebo nákupe.
   • Potvrdenie o platbe: Pri spracovaní transakcie osoba, ktorá predáva položku, vydá potvrdenie o platbe. Táto žiadosť musí obsahovať odkaz, dátum vydania a vybranú sumu. Ak sa platba uskutočnila v hotovosti, mala by existovať poznámka, ktorá uvádza, že. Ak sa však platba uskutoční šekom alebo peňažným poukazom, mal by tu byť odkaz na číslo peňažného príkazu alebo číslo šeku. V prípade, že bola transakcia zaplatená prostredníctvom kreditnej karty, musí sa uviesť druh použitej karty (Visa, MasterCard, Skrill) a posledné štyri číslice tejto karty.
   • Lekárske potvrdenie: je to faktúra, ktorá odôvodňuje nákup zdravotníckych výrobkov, ako sú lieky, lekársky predpis alebo chirurgický nástroj. Tento typ príjmu musí obsahovať podrobnosti, ako je diagnostický kód, dátum a čas konzultácie a celková suma zaplatených peňazí.
   • Potvrdenie o predaji: Tento druh potvrdenia určite dostanete vždy, keď uskutočňujete nákupy, a ak podnikáte, vydáte zákazníkovi potvrdenie o predaji po dodaní príslušných výrobkov. Potvrdenie sa použije ako dôkaz o kúpe a musí obsahovať podrobnosti, ako je dátum uskutočnenia predaja, vyzbieraná suma, názov a cena výrobkov a totožnosť osoby, ktorá transakciu spravovala.
   • Potvrdenie o nájme: tento druh potvrdenia nájomcovi vydá jeho vlastník. Slúži ako dôkaz toho, že nájomca zaplatil nájomné a musí obsahovať meno prenajímateľa a nájomcu, adresu prenajatého bytu, fakturačné obdobie, výšku nájomného, ​​ako aj dátumy nadobudnutia platnosti a uplynutia nájomnej zmluvy. ,
   • Ak predávate alebo kupujete príslušenstvo online, dostanete alebo dostanete elektronický účet. Elektronické potvrdenky sú v skutočnosti digitálne potvrdenky, ktoré obsahujú rovnaké informácie ako na bežnom príjmovom doklade a opodstatňujú nákup výrobkov alebo príslušenstva vyrobených na internete.

3. 
   

   
   Porozumieť kľúčovým prvkom potvrdenia zákazníka a predajcu. Na účely tohto článku sa zameriame na potvrdenky o platbách vymieňané medzi dodávateľom a zákazníkom. Ako poskytovateľ služby alebo produktu budete musieť vydať potvrdenie, ktoré obsahuje základné informácie.
   • Kontaktné údaje dodávateľa: na tejto úrovni musí byť v hornej časti potvrdenia meno dodávateľa (alebo meno jeho spoločnosti), jeho adresa, jeho telefónne číslo alebo adresa. Mali by ste tiež uviesť meno vedúceho obchodu alebo majiteľa firmy alebo spoločnosti.
   • Kontaktné informácie dodávateľa: Patria sem celé meno klienta alebo laku.
   • Dátum transakcie: je to deň, mesiac a rok, v ktorom sa transakcia uskutočnila. Tieto informácie budú užitočné počas daňových konaní.
   • Podrobnosti o produkte: Na tejto úrovni musíte napísať stručný popis ponúkaných služieb alebo predaných produktov vrátane názvu, množstva, referencie na produkt a akýchkoľvek ďalších informácií, ktoré by identifikovali produkt. Táto posledná položka bude veľmi užitočná, ak si budete musieť pamätať na predaj v budúcnosti.
   • Čiastka transakcie: Rozdeľte celkovú sumu transakcie tak, že uvediete pôvodnú cenu produktu, daň, mzdové náklady, ako aj všetky propagácie alebo zľavy. Tento cenový rozklad ďalej potvrdí predaj a urobí ho jedinečným.
   • Spôsob platby: upozornite na spôsob platby, ktorý používa zákazník. Môže to byť v hotovosti, šekom, debetnou alebo kreditnou kartou.
   • Podpis dodávateľa a zákazníka: akonáhle je účtenka pripravená alebo vytlačená a zákazník zaplatil, musíte teraz na koniec potvrdenia vložiť poznámku „zaplatené“ a požiadať zákazníka, aby podpísal svoj podpis. Môžete tiež podpísať kópiu potvrdenky pre vaše pohodlie a uchovávať ju vo svojich záznamoch.