Ako vytvoriť priamu poštu

Obsah

• stupňa
• Časť 1 Príprava
• Časť 2 Vykonajte hromadnú korešpondenciu s Microsoft Office
• Časť 3 Vykonanie hromadnej korešpondencie s OpenOffice

Hromadná korešpondencia je funkcia väčšiny kancelárskych balíkov, ktorá vám umožňuje prispôsobiť základný dokument pred jeho odoslaním viacerým príjemcom. Je možné vyrobiť hromadnú korešpondenciu pre veľké množstvo rôznych dokumentov vrátane obálok, štítkov, tlačív, s, faxov alebo dokonca očíslovaných kupónov a kupónov.

stupňa

Časť 1 Príprava

1. 
   

   
   Zostavte svoj dátový súbor. Môže to byť aj pracovný hárok (typ Excel), nízky počet údajov alebo dokument so správnym formátovaním. Vo väčšine prípadov spoločnosti alebo jednotlivci používajú tabuľky, takže toto je možnosť, ktorú použijeme ako príklad vo zvyšku tohto článku.
   • Váš dátový súbor musí obsahovať všetky informácie, ktoré plánujete meniť medzi dvoma kópiami. Napríklad, ak sa rozhodnete poslať list s vlastným formulárom, váš dátový súbor by mal obsahovať aspoň mená a adresy ľudí, ktorým chcete list poslať.
     • Na jeden riadok umiestnite každú tabuľku informácií do bunky v tabuľke. Na konci zostavenia vášho dátového súboru by preto každá kategória informácií (meno, meno, adresa ...) mala mať svoj vlastný stĺpec.
   • Vyberte príslušné nadpisy pre každý z vašich stĺpcov. Hromadná pošta spája stĺpec s údajmi za stĺpcom. Bez ohľadu na použitý softvér si teda bude myslieť, že prvý riadok každého stĺpca zodpovedá typu informácií nachádzajúcich sa vo zvyšku stĺpca. Preto vám odporúčame používať názvy, ktoré sa vám zdajú relevantné, aby ste si mohli ľahko nájsť cestu.
     • Ak sa napríklad stĺpec používa na ukladanie priezviska, môže byť pomenované „Meno“ a pod pomalosťou môžete zadať priezvisko dotknutých osôb. Takže v ďalšom kroku odoslania e-mailu, keď sa vás softvér opýta, do ktorého poľa chcete vložiť svoj typ, uvidíte „Napísané“ a budete si pamätať, o čo ide.
   • Ľudia s balíkom Microsoft Office, ktorí používajú Microsoft Outlook na písanie svojich, majú tiež na výber, ako môžu použiť svoj adresár ako dátový súbor.

2. 
   

   
   
   
   Uložte dátový súbor. Uložte ho na miesto, na ktoré si ľahko zapamätáte, a pomenujte ho dvojznačne, aby ste ho ľahko našli.

3. 
   

   
   Napíšte svoj základný dokument teraz. Toto je typový dokument, ktorý si neskôr prispôsobíte. Napríklad, ak sa rozhodnete opísať vzorový list, základným dokumentom bude samotné písmeno. Všetky polia, ktoré chcete prispôsobiť hromadnou korešpondenciou, by v tomto okamihu mali zostať prázdne.

Časť 2 Vykonajte hromadnú korešpondenciu s Microsoft Office

1. 
   

   
   Získajte prístup k funkcii hromadnej korešpondencie. Otvorte svoj základný dokument a kliknite na „Hromadná korešpondencia“, potom „Spustiť hromadnú korešpondenciu“ a potom na „Sprievodca hromadnou korešpondenciou krok za krokom“. Ak funkčnosť nie je zrejmá, kliknite na „Nástroje“> „Listy a korešpondencia“> „Hromadná korešpondencia“.

2. 
   

   
   
   
   Odpovedzte na otázky balíka Microsoft Office. Nástroj na posielanie správ v programe Word obsahuje niekoľko krokov, ktoré vám uľahčia život a zlúčia údaje medzi základným dokumentom a dátovým súborom, ktorý je inteligentnejší a lepšie vyhovuje vašim potrebám.
   • Začnite uvedením typu dokumentu zdrojového dokumentu. Kliknite na typ najbližší k typu v dokumente a kliknite na Ďalej: Základný dokument.
   • Zadajte základný dokument, ktorý chcete použiť. Ak ste sa doteraz riadili našimi vysvetleniami, mali by ste byť schopní začiarknuť políčko „Použiť aktuálny dokument“. Kliknite na tlačidlo „Ďalej: Vybrať príjemcov“.

3. 
   

   
   Vyberte, čo program Word nazýva „existujúci zoznam“. Toto je vlastne dátový súbor, ktorý ste vytvorili skôr. Začiarknite políčko a kliknutím na tlačidlo Ďalej vyhľadajte v počítači vyhľadaný údajový súbor a prepojte ho so zdrojovým dokumentom.
   • Ak uprednostňujete používanie adresára programu Outlook, je to možné aj tak, že začiarknete príslušné políčko.

4. 
   

   
   Vyberte údaje, ktoré sa majú použiť. Aplikácia Office vám umožňuje vybrať alebo zrušiť výber celých stĺpcov informácií, ako uznáte za vhodné. To vám umožní vybrať si polia, ktoré chcete vyplniť v základnom dokumente, čím sa váš dátový súbor stane univerzálnejším, pretože budete môcť používať rôzne informácie v rôznych poštách. Akonáhle bude všetko v poriadku, kliknite na „Ďalej“.
   • Údaje je možné zoradiť kliknutím na hlavičku každého stĺpca. To vám napríklad umožňuje rýchlo prehľadávať a nájsť presné informácie, ak váš dátový súbor ukladá.

5. 
   

   
   Vložte polia do základného dokumentu. Na tejto novej stránke sprievodcu poštou budete vyzvaní, aby ste napísali svoj základný dokument (ak ešte nie je hotový) a ponúkne vám tiež široký výber možností vloženia dátových polí z dátového súboru do vášho základný dokument.
   • Ak chcete do základného dokumentu vložiť pole, umiestnite kurzor na miesto, kam chcete pole umiestniť, a kliknutím na príslušné tlačidlo v sprievodcovi vložte svoje pole.
     • Chybne umiestnené pole je možné odstrániť alebo ho umiestniť dvakrát stlačením klávesu Delete na klávesnici, akoby ste sa pokúšali vymazať jednoduché písmeno v programe Word.
   • Predkonfigurované možnosti sa mierne líšia v závislosti od typu dokumentu, ktorý ste zadali do programu Word. Kancelária sa snaží poskytovať správne typy údajov na základe vybraného dátového súboru. Napríklad, ak ste programu Word oznámili, že píšete formulár, je možné vidieť možnosť, ktorá vám umožní vložiť blok adresy, ktorý obsahuje meno a meno adresáta, ako aj jeho úplnú adresu, všetko usporiadané nanajvýš na len pár riadkov.
     • Niektoré predkonfigurované možnosti automaticky otvoria sekundárne okná, aby ste mohli vyplniť požadované informácie. Ale nebojte sa, toto všetko je vždy vysvetlené pomerne jasným a ľahko zrozumiteľným spôsobom.
     • Ak použijete jednu z týchto predkonfigurovaných možností a zdá sa, že program Word nevie nájsť správne informácie vo vašom dátovom súbore, nie je to problém: kliknite na položku „Zhodné polia“ a oznámte programu, čo jednotlivé polia zodpovedajú. Napríklad môžete programu Word ukázať, že musí na vyplnenie poľa „Priezvisko“ v bloku adresy zdrojového dokumentu použiť stĺpec „Meno“ vášho dátového súboru.
   • Ak chcete použiť vlastné polia, kliknite na „Ďalšie možnosti“. Potom uvidíte hlavičky stĺpcov a namiesto toho tieto názvy použijete.

6. 
   

   
   Skontrolujte svoje listy. Pri použití hromadnej korešpondencie by ste mali vedieť, že vlastné polia budú obsahovať iba presné údaje (tie, ktoré ste importovali z vášho dátového súboru) v čase tlače. Aplikácia Office vám však umožňuje zobraziť ukážku dokumentu a overiť, či sú informácie správne umiestnené tak, ako ste sa rozhodli, umiestnením rôznych polí. Neváhajte a niekoľkokrát si ukážte ukážku svojho dokumentu, kým nie je všetko presne také, ako chcete.

7. 
   

   
   Dokončite zlúčenie svojich dvoch dokumentov. Posledný krok pomocníka zlúčenia krok za krokom vám hovorí, že je všetko na svojom mieste a softvér je pripravený začať tlačiť vaše dokumenty. Potom vytlačí toľko kópií, koľko je potrebné, a to zmenou medzi každým z polí, ktoré ste určili v zdrojovom dokumente.
   • Pred začatím tlače dokumentov je možné individuálne zmeniť písmená podľa vášho výberu kliknutím na tlačidlo „Upraviť písmená jednotlivo“.

Časť 3 Vykonanie hromadnej korešpondencie s OpenOffice

1. 
   

   
   Vytvorte databázu. Pri OpenOffice.org si hromadná korešpondencia vždy vyžaduje databázu, ale svoje údaje môžete stále umiestniť do tabuľky (napríklad Excel alebo Calc).
   • Vo svojom základnom dokumente otvorte ponuku Súbor a vyberte možnosť vytvorenia novej databázy.
   • V dialógovom okne, ktoré sa práve otvorilo, začiarknite políčko „Pripojiť k existujúcej databáze“. V rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť „Tabuľka“ a potom kliknite na tlačidlo „Ďalej“.
   • Na ďalšej stránke povedzte OpenOffice.org cestu pre prístup k tabuľke, ktorú chcete použiť. Začiarknutím políčka pod cestou údajového súboru môžete tiež vybrať, či chcete do databázy vložiť heslo. Kliknite na „Ďalej“.
   • V tomto okne vyberte, či chcete databázu uložiť do svojho počítača (pre ľahší prístup neskôr) a vyberte, či chcete databázu otvoriť, aby ste mohli vykonať zmeny (pravdepodobne to nie je nie je potrebné, ak ste práve vytvorili tabuľku). Kliknutím na tlačidlo „Dokončiť“ databázu uložíte.
     • Dajte svojej databáze ľahké meno na zapamätanie, takže nemusíte strácať čas hľadaním neskôr.

2. 
   

   
   Vložte svoje polia. Teraz, keď je váš základný dokument prepojený s ľahko zrozumiteľnou databázou pre OpenOffice.org, stačí zlúčiť údaje podľa vášho výberu do hromadnej korešpondencie.
   • V podponuke kliknite na ponuku „Vložiť“, potom na „Polia“ a nakoniec na „Iné ...“. Prístup k nemu získate aj pomocou klávesovej skratky „Ctrl + F2“.
   • V dialógovom okne kliknite na kartu „databáza“.
   • Kliknite na tlačidlo „Prehľadávať“ v pravom dolnom rohu dialógového okna a vyhľadajte databázu, ktorú ste práve vytvorili.
     • Akonáhle je vaša databáza vybraná, objaví sa v zozname s názvom „Vybrané databázy“ na pravej strane okna.
   • V zozname s názvom „Typ“ v ľavej časti okna vyberte možnosť „Polia pre posielanie správ“.
   • Kliknite na tlačidlo „+“ vedľa databázy: tabuľka by sa mala zobraziť nižšie. Potom kliknite na znak „+“ vedľa položky „Toto“ a uvidíte polia, ktoré ste vybrali pri vytváraní tabuľky.
   • Vyberte ktorékoľvek z polí, ktoré chcete vložiť, a kliknutím na „Vložiť“ ho umiestnite do základného dokumentu.
     • Nezabudnite umiestniť kurzor na miesto, kam chcete vložiť svoje pole. Ak zabudnete, nejde o problém: len orežte pole a prilepte ho na správne miesto.
     • Podobne ako v prípade balíka Office, aj v základnom dokumente sa s poliami zaobchádza ako s jednoduchými alfanumerickými znakmi. Môžete ich presunúť pomocou medzerníka alebo ich odstrániť pomocou klávesu Delete na klávesnici.

3. 
   

   
   Dokončite zlúčenie. Skontrolujte, či sú všetky polia na svojom mieste. Po dokončení tohto overenia začnite tlačiť. Potom vytlačí toľko kópií, koľko je potrebné, a to zmenou medzi každým z polí, ktoré ste určili v základnom dokumente