Ako efektívne zorganizovať svoj čas

Obsah

• stupňa
• 1. časť Posúďte súčasný manažment svojho času
• Časť 2 Zamedzenie rozptyľovaniu
• 3. časť Efektívne využitie času

Každý niekedy počul, že sa niekto sťažuje, že nie je dosť hodín na to, aby sa urobilo všetko, čo musia. Niektoré základné tipy na organizovanie a správu času vám môžu pomôcť čo najlepšie využiť váš čas. Tým, že sa naučíte, ako efektívne zorganizovať svoj čas, budete schopní dosiahnuť oveľa viac vecí.

stupňa

1. časť Posúďte súčasný manažment svojho času

1. 
   

   
   Sledujte svoje každodenné činnosti. Sledujte, čo každý deň robíte, a všimnite si rôzne spôsoby, ako trávite čas. Budete prekvapení, koľko času strácate v deň, keď ho porovnávate s časom, ktorý strávite tým, čo musíte robiť.
   • Nezabudnite si všimnúť aj márnejšie aktivity, napríklad pri príprave raňajok, pri domácich prácach, pri sprchovaní atď.

2. 
   

   
   Zapíšte si všetky svoje činnosti do poznámkového bloku. Keď pozorujete všetky svoje činnosti a odhadnete, koľko času im venujete, zapíšte si ich do poznámkového bloku. Vložte všetky informácie do jedného prenosného počítača, pretože budete môcť ľahšie identifikovať vzory, ktoré sa opakujú, a časy, keď stratíte čas, ak ich všetky uvidíte na tej istej stránke.
   • Nepamätajte si nič a jasne si poznamenajte každú položku v notebooku. Nezohľadňujte samostatné udalosti do jedného záznamu, nepodceňujte menšie úlohy a pri posudzovaní toho, ako sa váš deň rozpadá, nepíšte nepodstatné časy.
   • Môže byť užitočné zoskupiť určité činnosti do kategórií. Môžete si napríklad všimnúť modré domáce práce, červené pracovné činnosti a koníčky v čiernej farbe. Pomôže vám to lepšie si predstaviť, ako trávite čas.

3. 
   

   
   
   
   Vyhodnoťte svoj čas. Tráviš hodinu nerobením nič? Dve hodiny na rozhodnutie, kde sa najesť? Osem hodín na surfovanie po internete? Nájdite šablóny, ktoré vám povedia, ako trávite čas a určujete, aké činnosti sú potrebné a ktoré činnosti nie sú potrebné.
   • Stratíte čas, pretože nemáte nad sebou kontrolu? Dáte veci príliš často cez noc? Prijímate príliš veľkú zodpovednosť? To sú otázky, ktoré by ste si mali položiť, keď hodnotíte, ako trávite čas.
   • Možno si uvedomíte, že svoj deň rozdeľujete spôsobom, ktorý nedáva zmysel. Napríklad nemusí byť múdre pracovať pol hodiny pred tým, ako strávite desať minút robením nepodstatných vecí a potom sa vrátiť do práce pol hodiny. Ak budete hodinu pracovať a starať sa o menej dôležité veci, budete viac zameraní a produktívni.
   • Je lepšie, aby ste svoje úlohy riešili tak, že ich rozložíte. Táto metóda vás požiada o pridelenie určitého času na jednu úlohu bez toho, aby ste sa rozptyľovali.

4. 
   

   
   
   
   Premýšľajte o úpravách. Teraz, keď presne viete, čo robíte vo svojom čase, začnite aktívne upravovať svoj rozvrh. Nezabudnite identifikovať oblasti, ktoré nemôžete zmenšiť. Nie je to preto, že niečo zaberie veľa času, že je čas zbytočne plytvať.

5. 
   

   
   Nájdite, čo sa deje. Ak trávite tri hodiny denne zasielaním pracovných dokumentov, je nepravdepodobné, že budete môcť znížiť množstvo času stráveného touto činnosťou. Ak však medzi úlohami pošlete štyroch alebo päť zamestnancov, možno budete môcť znížiť množstvo času stráveného touto činnosťou.

6. 
   

   
   Zmeňte svoje zvyky. Nech už je váš problém so správou vášho času akýkoľvek, vždy existuje riešenie. Akonáhle zistíte, že strácate čas alebo spôsob, ktorým by ste mali tráviť čas, budete musieť vyvinúť spoločné úsilie na zmenu návykov v oblasti riadenia času.
   • Ak trávite príliš veľa času prácou v domácnosti alebo prípravou na jedlo, zvážte najatie domácnosti alebo kuchára. Pre niektorých ľudí je ich čas cennejší ako peniaze.
   • Veľkú časť dňa môžete stráviť bezcieľnym surfovaním po internete. Svoj prístup na určité stránky alebo sociálne siete môžete obmedziť, keď radšej pracujete alebo robíte niečo iné.

Časť 2 Zamedzenie rozptyľovaniu

1. 
   

   
   Identifikujte rozptýlenie vo vašom živote. Neustále rozptýlenie je najväčšou hrozbou pre správne riadenie času. Musíte pochopiť, ktoré činnosti alebo ktoré jednotlivci majú tendenciu strácať čas. Či už je to priateľ, ktorý nikdy neprestane hovoriť, alebo vinný pôžitok, ktorý vás odvádza z práce, musíte nájsť spôsoby, ako sa vyhnúť čomukoľvek, čo stráca čas.
   • Ak trávite veľa času niečím, čo neprináša želané výsledky, pravdepodobne by ste sa vo svojom živote nemali rozptýliť.
   • Ak pracujete v kancelárii, pravdepodobne budete mnohých svojich kolegov považovať za rozptýlenie. Vyhnite sa zbytočným rozhovorom, keď máte čo robiť. Nezabudnite však, že váš prístup v kancelárii je rovnako dôležitý pre postup vašej kariéry ako vaše zručnosti v oblasti riadenia času, takže by ste nemali byť zlí.

2. 
   

   
   Vyhnite sa dlhým rozhovorom po telefóne. Ak trávite veľa času zavesením na telefóne, možno budete musieť upraviť svoje zvyky konverzácie. Často môžete dosiahnuť rýchlejšie výsledky skôr osobnými rozhovormi ako telefonickými rozhovormi, a preto musíte znížiť množstvo času stráveného zavesením na linke.
   • Mnoho telefonických rozhovorov, najmä na začiatku alebo na konci, zahŕňa zbytočné alebo zbytočné diskusie. Ľudia majú tendenciu odchýliť sa od predmetu, keď sú na telefóne, takže musíte venovať pozornosť. Na osobných stretnutiach sa cítite povinnejšie diskutovať iba o téme, ktorá vás zaujíma. Deje sa tak preto, že pred volajúcim nie sú žiadne ďalšie rozptýlenia.

3. 
   

   
   Netrávte príliš veľa času na internete. Mnoho ľudí používa sieť ako dôležitý nástroj na vykonávanie úloh, ktoré je potrebné urobiť. Existuje však toľko ľudí, ktorí sa oddávajú čítaniu zbytočných článkov alebo športových správ alebo sledovaním obrázkov hviezd, mačiek alebo šteniat. Pri používaní internetu zostaňte sústredení. Existujú programy, ktoré môžete nainštalovať a ktoré blokujú určité aplikácie, weby a domény, aby sa znížilo rozptýlenie, ktoré web ponúka.
   • Vyhnite sa Facebooku a iným sociálnym sieťam, keď sa chcete zamerať na niečo iné.
   • Tiež budete strácať veľa času hľadaním rôznych tém na Google. Možno si pomyslíte na rýchle vyhľadanie jednej témy a predtým, ako ju poznáte, ste strávili tri hodiny hľadaním hĺbok siete.

4. 
   

   
   Použite znak „Nerušiť“. Pravdepodobne poznáte túto značku, ktorá visí na dverách hotelových izieb. Môže to byť rovnako efektívne v kancelárii alebo na vašom pracovisku. Tento znak si môžete vyzdvihnúť tak, že si vyberiete ten v najbližšom hoteli, v ktorom budete bývať, alebo si ho vytlačíte doma, aby ste v prípade potreby mohli zavesiť na dvere svojej kancelárie. Pomôže vám to vyhnúť sa riziku zbytočných rozhovorov, ktoré vás odvrátia od vašej práce.
   • Ak pracujete doma, je nevyhnutné mať vyhradený priestor len pre prácu. Nepracujte v spoločných priestoroch domu, pretože televízna, telefónna alebo videoherná konzola by vás mohla ľahko odvrátiť od práce.

5. 
   

   
   Urobte si čas na nevyhnutné rozptýlenie. Existujú určité rozptýlenia, ktorým sa ľudia jednoducho nemôžu vyhnúť. Niekedy je to váš šéf, kto príde k vám, aby prediskutoval veci a o iných alebo o staršom členovi vašej rodiny, ktorý potrebuje pomoc s jednoduchými vecami. Nech už sú tieto nevyhnutné rozptýlenia akékoľvek, ak sa pripravíte vopred, nezasahujú do času, ktorý potrebujete pre iné projekty alebo činnosti, ktoré potrebujete na dokončenie.

3. časť Efektívne využitie času

1. 
   

   
   Napíšte všetko. Na vykonávanie úloh, ktoré potrebujete, sa nespoliehajte na svoju pamäť. Na jednom mieste si napíšte všetko, čo musíte urobiť, a buďte pripravení konzultovať tento zoznam často, aby ste dosiahli svoje ciele.
   • Aj keď sa vám zdá, že daná úloha je menšia alebo sekundárna, všimnite si ju. Váš kalendár by mal byť vyplnený malými komentármi, ako napríklad „zavolajte Johnovi“, „hľadajte ziskové marže“ alebo „pošlite jeden šéfovi“.
   • Majte neustále pri sebe notebook, aby ste si zaznamenali úlohy, ktoré sa objavia. Myslíte si, že si ich budete pamätať neskôr, ale neurobíte to.

2. 
   

   
   Použite kalendár. Pridaním jednoduchého kalendára do svojich nástrojov, ktoré vám pomôžu s usporiadaním, môžete organizovať čas efektívnejšie. Napíšte nové termíny, domáce úlohy alebo stretnutia, keď sa pridajú k vášmu harmonogramu. Urobte si čas každé ráno, aby ste si znova prečítali kalendár a zistili, čo je pred nami.

3. 
   

   
   Vyvarujte sa prepracovaniu. Zorganizujte si rozvrh, aby ste sa vyhli príliš veľkému množstvu vecí alebo nezodpovedali za príliš veľa projektov súčasne. Pred prijatím všetkého si skontrolujte kalendár a uistite sa, že máte čas. Pomôže vám to zostať v organizácii a pravidelne sa pozrieť na svoj kalendár.

4. 
   

   
   Eliminujte rozptýlenie. Zorganizujte si čas produktívnym spôsobom tak, že odstránite prvky, ktoré by mohli rozptýliť alebo spôsobiť, že stratíte zo zreteľa svoj cieľ alebo že meškáte. Televízory a herné konzoly držte ďalej od miestnosti, v ktorej študujete alebo platíte účty, aby ste sa zamerali iba na úlohy, ktoré je potrebné urobiť ako prvé, a aby ste si koníčky uchovali na neskôr.

5. 
   

   
   Usporiadajte si svoje úlohy. Spravujte si svoj čas efektívne tak, že sa najprv zorganizujete tak, aby ste najskôr vykonali niektoré dôležité alebo naliehavé úlohy. Poznamenajte si to do svojho kalendára zvýraznením špeciálnou farebnou značkou alebo umiestnením nálepky. Najskôr sa o tieto naliehavé činnosti postarajte, aby ste si dali dostatok času na ich dokončenie, a potom, keď dokončíte prvé, vykonajte menej naliehavé činnosti.
   • Neváhajte zmeniť svoje priority z času na čas. Sú veci, ktoré sa môžu objaviť na poslednú chvíľu a ktoré si rýchlo vyžadujú vašu pozornosť. Budete musieť prestať robiť to, čo robíte, a niekedy sústrediť svoju energiu a čas na poslednú chvíľu činnosti. Len sa uistite, že sa tak nestane príliš často.
   • Ak si uvedomíte, že počas dňa neustále meníte svoje priority, niečo nie je v poriadku. Aj keď musíte očakávať menšie úpravy využívania času, ak musíte neustále robiť zmeny, môže to byť preto, že ste svoje aktivity riadne neorganizovali od začiatku.

6. 
   

   
   Buďte realistickí. Dajte si realistický čas na dokončenie každej z vašich úloh. Ak si myslíte, že aktivita bude trvať pol hodiny až hodinu, dajte si hodinu. Ak zostanete realistickí o tom, ako dlho bude aktivita trvať, vyhnete sa preťaženiu alebo oneskoreniu.
   • Prevencia je vždy lepšia ako liečba a dá vám viac času, ako potrebujete. Ak úlohu dokončíte skôr, môžete prejsť na ďalšiu úlohu, ktorá by nemala ovplyvniť vašu produktivitu.

7. 
   

   
   Usporiadajte základné činnosti. Nezabudnite si vypočítať čas, ktorý potrebujete na základné činnosti, ako sú jedlo alebo sprcha. Môže sa vám to zdať prirodzené, ale je dôležité si urobiť čas na to, aby ste ich vykonali medzi svojimi ďalšími činnosťami, aby ste sa uistili, že na ne nezabudnete alebo že neskoro.

8. 
   

   
   Použite systém pripomenutia. Okrem rozvrhu nastavte jednoduchý systém pripomenutia, ktorý vám pomôže zapamätať si dôležité úlohy a termíny. Používajte post-it alebo upozornenia na telefóne v určitých časoch dňa, aby ste si nezabudli urobiť niečo alebo naplánovať aktivitu. Tento systém vám pomôže zabudnúť na nič.
   • Vyvarujte sa spoliehania sa na to, čo musíte urobiť. Pravdepodobne na vás zabudnú, ako by ste sami zabudli.
   • Ak máte niečo veľmi dôležité, usporiadajte si množstvo pripomenutí. Môžete ignorovať príspevok alebo upozornenie na telefóne.

9. 
   

   
   Požiadajte o pomoc. Požiadajte niekoho, aby vám pomohol alebo v prípade potreby delegoval jednoduchšie úlohy. Pomôžete vám pri spravovaní rozvrhu, ak ste na seba hrdí a požiadate niekoho, aby urobil jednoduché úlohy, ako napríklad pomoc s domácimi prácami alebo prípravu večere, keď ste zaneprázdnení.
   • Nezabudnite delegovať svoje zodpovednosti na kvalifikovaných ľudí. Nestačí dokončiť danú úlohu, tiež chcete, aby sa vykonala dobre.
   • Neužívajte zvyk, že vaši kolegovia neustále žiadajú o pomoc. To znamená, že neviete, ako si spravovať svoj čas. Budete leniví a nemotivovaní.

10. 
    

    
    Vyhodnoťte svoju produktivitu. Z času na čas je potrebné urobiť krok späť a analyzovať, čo ste dosiahli, kvalitu vášho výkonu a čas, ktorý vám zabral. Uvedomením si týchto aspektov svojej práce a vášho života budete môcť zmeniť rozvrh a svoje zvyky, čo by mohlo priniesť prekvapivo účinné výsledky.

11. 
    

    
    Odmeňte. Ak budete tvrdo alebo príliš veľa pracovať, dostanete sa do štádia vyčerpania a bude pre vás ťažké sústrediť sa aj na najjednoduchšie úlohy. Potom musíte z času na čas urobiť chvíľku, aby ste oslávili to, čo ste dosiahli, a odmenili sa tým, že robíte niečo, čo naozaj milujete.
    • Uistite sa, že trávite voľný čas zábavou. Vypnite telefón a neodpovedajte na svoje otázky. Ak budete kombinovať prácu a potešenie, nebudete sa baviť a hromadíte únavu.
    • Ak pracujete v pondelok alebo piatok, oddýchnite si víkend. Ak ste práve pracovali tri mesiace bez prestávky na tom istom projekte, urobte si krátku dovolenku, keď budete hotoví.